7 erros que você não pode cometer na gestão documental para RH

Era Digital

As referências à Era Digital tornaram-se lugar comum, na última década. Seus impactos nas relações socioculturais e econômica continuam afetando a humanidade ao redor do planeta. Os computadores e a internet tornaram-se ferramentas de trabalho indispensáveis no mundo empresarial, atualmente.

A informatização e a conectividade também transformaram os sistemas de gestão de documentos de arquivo. Há várias opções para digitalização de documentos, tanto impressos como manuscritos. Alguns softwares tornaram possível a leitura de documentos impressos através de scanners e sua digitalização, através do reconhecimento óptico de caracteres (OCR).

Recentemente, pesquisadores brasileiros criaram um método novo utilizando câmeras fotográficas para digitalização de documentos manuscritos, tais como registros cartoriais. Após a captura de imagens por uma câmera fotográfica, um software faz a transposição dos manuscritos para telas de computador e a transcrição em caracteres, no formato de um texto eletrônico.

A tecnologia digital trouxe inovações sem precedentes na produção de registros documentais e no desenvolvimento de sistemas de gestão de documentos de arquivo. E também provocou uma avalanche de dados, o que é um desafio para a organização de documentos administrativos.

Gestão de dados

As inovações tecnológicas geraram gigantescos bancos de dados, contendo informações econômicas e sociais consideradas valiosas por organizações públicas, instituições de pesquisa e também por setores da indústria e do comércio. Uma nova realidade emerge dessa avalanche de dados, em 2020.

Os profissionais de Recursos Humanos deverão enfrentar novos desafios para a gestão dos dados, com a LGPD - Lei Geral de Proteção dos Dados Pessoais. Além de obedecer a legislação vigente para a gestão de documentos administrativos, deverá adequar-se também as mudanças relativas à gestão de dados.

A LGPD trata do mundo virtual em geral, mas se aplica também à relação de trabalho, considerando o fluxo de dados pessoais envolvidos em contratos e outros documentos, cujo ciclo de vida é longo e de natureza sensível.

Conforme a nova lei, alguns tipos de dados devem ser tratados com atenção extra. Dentre os dados pessoais aqueles relacionados a crianças e adolescentes, assim como dados sensíveis (origem racial ou étnica; convicções religiosas ou filosóficas; filiação partidária ou sindical; informações genéticas, biométricas e de saúde; orientação sexual) devem ser protegidos.

Quais os impactos da LGPD para rotinas e contratos de trabalho? Sua equipe de RH está preparada para tais mudanças? Como se adequar LGPD? O que o RH precisa saber sobre a nova lei?

Jogo dos 7 erros

Descubra quais são os 7 erros de gestão documental que o RH não deve cometer neste jogo, para a completa adequação a LGPD.

#1. Responsabilidade de toda equipe

Nos termos da nova lei, o controlador dos dados pessoais e o encarregado pelo tratamento dos dados pessoais têm atribuições específicas. Mas, todos os membros da equipe de RH são responsáveis pelo uso adequado dos dados pessoais, fornecimento de informações e contato direto com o encarregado.

#2. Processo de recrutamento de colaboradores

O consentimento de candidatos que participam de processos seletivos para utilização e armazenamento de seus dados pessoais deve ser registrado expressamente. Se não houver contratação, os dados pessoais dos candidatos devem ser excluídos pela empresa, exceto aqueles cujo armazenamento é obrigatório segundo leis trabalhistas.
O uso dos dados pessoais dos empregados indispensáveis à relação trabalhista não necessita de consentimento. Após o término dessa relação, a empregadora poderá armazenar dados em conformidade com as previsões legais.

#3. Contratação ou fornecimento de serviços terceirizados

Além do consentimento expresso, a empresa deve estabelecer cláusulas específicas em sobre uso de dados pessoais em seus contratos comerciais, seja com clientes ou com fornecedores.

#4. Armazenamento e transferência de dados no exterior

Empresas que mantém dados pessoais armazenados no exterior ou faz transferência de dados entre empresas do mesmo grupo ou para outras empresas também no exterior deverá proporcionar aos colaboradores proteção adequada, no que diz respeito às informações sigilosas e dados sensíveis.
Recomenda-se aplicar cláusulas contratuais específicas para determinada transferência; cláusulas-padrão contratuais; normas corporativas globais; selos, certificados e códigos de conduta regularmente emitidos; instrumentos internacionais de cooperação jurídica.
A Autoridade Nacional de Proteção de Dados deve avaliação as políticas de proteção de dados do país estrangeiro ou do organismo internacional.

#5. Vazamento de informações

Se houver vazamento de dados pessoais com riscos para o titular das informações, o controlador deve comunicar o fato ocorrido ao titular dos dados pessoais e à APND.
A Autoridade Nacional de Proteção de Dados deve avaliar a gravidade do incidente e determinar providências e responsabilidade da empresa, tais como a ampla divulgação do fato em meios de comunicação e outras medidas de segurança previstas legalmente.

#6. Compliance

A adequação das organizações à legislação vigente é chamada de compliance. O que pode acontecer caso sua empresa não realize as mudanças necessárias até agosto de 2020?
Se houver falhas na segurança dos dados pessoais ou a empresa não se adequar a nova lei a ANPD deve instaurar processos administrativos e aplicar sanções, tais como advertências, multas, bloquear e eliminar dados pessoais.
Além de aplicar sanções administrativas, a empresa ou responsáveis podem ser processada judicialmente.

#7. Atribuições do controlador

Controladores e operadores responsáveis pela segurança e tratamento de dados pessoais compartilham responsabilidades. Se houver dano patrimonial, moral, individual ou coletivo, causados pela violação das leis de proteção de dados pessoais, a reparação não cabe apenas ao controlador.

Boas Práticas

O termo compliance pode ser traduzido por adesão, conformidade e vários outros sinônimos. O sentido compartilhado pelas palavras usadas para definir compliance é seguir as regras do jogo, em diferentes esferas de aplicação da LGPD.

Segundo especialistas em compliance, alguns processos administrativos devem ser observados em equipes de RH, pois serão bastante afetados pela nova lei. No cenário 2020, destacam-se o recrutamento e seleção, a contratação de benefícios e a gestão de documentos.

Alguns procedimentos são indicados para a adequação, como o mapeamento de dados pessoais utilizados pela empresa. Também é recomendado analisar algumas questões importantes.

Quais dados são armazenados? Como e onde os dados são armazenados? Quais as finalidades para tratamento e arquivamento? Quais autorizações são necessárias para tratamento dos dados? Quais as normas para armazenamento e eliminação dos dados?

Outra recomendação importante é a contratação ou designação de profissionais especializados em segurança da informação e sistemas de gestão documental. Esses profissionais devem revisar e adequar contratos com os operadores de dados, clientes, fornecedores, colaboradores e parceiros.

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