Como o serviço de Guarda de Documentos pode ajudar empresas a proteger seus funcionários em tempos de epidemia

Com o avanço da epidemia do Coronavírus, países inteiros estão declarando quarentena. Na China, epicentro da contaminação, as autoridades fecharam cidades como Wuhan, com mais de 10 milhões de habitantes, medida que mostrou resultados.

Na Itália e na França, onde o número de casos confirmados não para de crescer, a quarentena já é uma realidade e deve ser mantida para os próximos meses. A orientação é para que as pessoas permaneçam em casa.

Para as empresas, esse é um momento delicado e que requer um posicionamento. Muitas companhias estão adaptando seus processos internos, para garantir a segurança dos colaboradores, clientes e parceiros

Uma das medidas adotadas consiste em permitir o trabalho remoto, conhecido como home office, para funções que não demandem o comparecimento pessoal do colaborador. 

Desde o dia 11 de fevereiro, a gigante Google autorizou o trabalho remoto para funcionários na América Latina. Outras dezenas de startups brasileiras também aderiram ao teletrabalho como medida de prevenção.

Outro protocolo adotado por empresas nacionais e internacionais é o recebimento de atestados médicos diretamente por e-mail. Essa estratégia visa evitar que colaboradores com suspeita de contaminação transmitam o vírus no ambiente laboral.

O regime de home office, porém, não pode ser adotado para todos os colaboradores, já que muitos realizam tarefas indispensáveis e em caráter pessoal. Nesse caso, cabe às empresas tomarem medidas preventivas que dificultem a transmissão de doenças.

Entre as recomendações está a distância mínima entre os colaboradores, que não devem estar reunidos em grupos, nem compartilhar espaços pequenos. O uso de máscaras por pessoas que apresentem sintomas também é indicado.

Mas o que fazer quando você não pode paralisar seu negócio completamente? Como ter acesso a algumas informações e garantir que as partes mais importantes do seu processo continuem rodando?

 

Na Arquivos Gerais é possível receber uma cópia digitalizada dos seus documentos

A Arquivos Gerais pratica duas modalidades para o armazenamento de documentos: sob custódia e por item.

Na guarda sob custódia, recebemos os seus documentos em caixas lacradas, com sinalizações abrangentes sobre seu conteúdo para a identificação das unidades. Nessa modalidade, não é necessário discriminar todos os itens presentes nas caixas.

A modalidade de armazenamento por item, por sua vez, é voltada para empresas que querem agilidade e praticidade no dia a dia. Os documentos são enviados em caixas, mas cada um deles é organizado, numerado e cadastrado em nosso sistema.

Assim, sempre que a sua empresa precisar de algum documento específico, basta solicitar o material, que pode ser enviado por e-mail ou entregue diretamente no seu escritório.

Essa segunda modalidade de armazenamento de documentos é a mais indicada para o cenário atual em que estamos inseridos, e solicitar os documentos necessários por e-mail, sem que nenhum colaborador da sua empresa precise sair de casa ou do escritório, pode ser útil para que alguns processos continuem rodando.

Seus documentos ficam guardados em um ambiente protegido e você pode continuar trabalhando com mais segurança, sem a necessidade de se deslocar para ter acesso ao conteúdo.

 

Arquivos Gerais

Em um cenário global de pandemia, medidas precisam ser tomadas para evitar a proliferação da doença. Pequenas, grandes e médias empresas, bem como empresários individuais e autônomos, devem se adaptar à nova realidade dessa fase que deve ser passageira. 

Home office, reuniões virtuais e serviços de guarda de documentos são estratégias viáveis para manter as atividades com segurança, mesmo em momentos de crise. Conheça agora mesmo os nossos serviços de guarda de documentos ou, se preferir, entre em contato pelo WhatsApp.