Digitalização de documentos: alteração na Lei no 12.682 equiparou documentos digitalizados e originais com a certificação digital

A equiparação de documentos digitalizados aos originais gerou debates no Congresso Nacional por mais de uma década. Agora ela tornou-se legal com a alteração da Lei no 12.682/2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. Os documentos digitalizados passam a ter valor comprobatório e efeito jurídico em auditorias e fiscalização, mediante a certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Era digital

Em tempos de globalização, a informatização e a conectividade transformaram a gestão da informação. Na era digital, as novas inovações tecnológicas geraram bancos de dados com enorme valor de mercado. A aplicação da tecnologia na produção de documentos digitais e na organização dos arquivos em sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD) é uma das principais estratégias das empresas na competição pela liderança no mundo dos negócios. 

As empresas produzem grande volume de documentos contendo informações valiosas. Alguns documentos são arquivados por muitos anos, ao longo dos ciclos de vida até o descarte, enquanto outros devem ser guardados permanentemente. O espaço reduzido em ambientes online e offline e condições inadequadas para conservação e acesso aos arquivos são alguns dos problemas que a digitalização pode solucionar. 

A digitalização também oferece outras vantagens, como acesso seguro e rápido à documentação. A disponibilidade ou não de documentos e arquivos para consulta ou a falta de segurança para armazenamento, acesso e descarte podem acarretar riscos financeiros e comprometer contratos de negócios. Dúvidas sobre validade de documentos digitalizados e a destinação final dos originais contidos em suportes analógicos são frequentes. 

 

Segurança jurídica

A equiparação de documentos digitalizados aos originais gerou debates no Congresso Nacional por mais de uma década. A  Declaração de Direitos de Liberdade Econômica, editada em setembro de 2019,  alterou a Lei no 12.682/2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. Assim, equipararam-se os documentos digitalizados aos originais, mediante a certificação pelo Serviço Federal de Processamento de Dados (SERPRO) e entidades credenciadas.  

As disposições para conversão de documentos originais em suportes analógicos para formatos e suportes eletrônicos, ópticos ou equivalentes está prevista na Lei nº 12. 682/2012. Em termos legais, os documentos digitalizados têm o mesmo valor ou efeito jurídico do seu original analógico para todas as finalidades de direito, incluindo fiscalização e auditorias, após a certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil). 

O certificado digital garante a integridade, autenticidade e confidencialidade de documentos digitais, desde a guarda até a destinação final. A destruição do documento original após sua conversão para suportes ópticos ou digitais depende da avaliação prévia e da constatação da integridade do documento eletrônico, o que lhe confere autenticidade. A documentação referente a ações judiciais, investigação e auditoria ou históricos não podem ser descartados.

 

Organização de arquivos digitais

Alguns processos são fundamentais para a organização de um sistema informatizado de gestão de arquivos digitais (SIGAD), como a digitalização, o armazenamento e a autenticação. Utilizando um Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade é possível controlar os prazos de guarda e a destinação final dos documentos físicos, assim como o acesso e a preservação de documentos e arquivos digitais.

 

Digitalização

Digitalização é o processo de conversão de dados e informações contidos num suporte analógico para um suporte digital. Alguns softwares tornaram possível a leitura de documentos impressos ou manuscritos através de scanners e sua digitalização, através do reconhecimento óptico de caracteres (OCR). O documento digital contém informação registrada e codificada em dígitos binários e é acessado por dispositivos e sistema computacional. 

 

Documentos digitais

Os documentos digitais incluem documentos digitalizados (gerados por uma imagem do original em papel), digitais natos (emitidos eletronicamente e por meio informatizados) ou híbridos (formados por documentos digitais e em papel). Exemplos de documentos digitais natos e híbridos: o certificado digital para empresas (e-CNPJ), emitido pelo Serviço Federal de Processamento de Dados (SERPRO), e as notas fiscais eletrônicas emitidas pela Receita Federal do Brasil (RFB).    

 

Armazenamento

O armazenamento é o processo de guarda e conservação dos documentos digitalizados e dos documentos emitidos eletronicamente e por meio informatizado, em mídia óptica ou digital devidamente autenticada por certificação digital. Os métodos de arquivos digitais são semelhantes àqueles utilizados para ordenar os documentos em arquivos convencionais  (alfabético, numérico, geográfico e por assunto). A classificação dos arquivos digitais conforme os critérios de sigilo e prazos de guarda deve seguir um plano de classificação e uma tabela de temporalidade.

 

Autenticação

Autenticação é o processo de verificação da integridade de arquivos e reproduções contidos na mídia óptica ou digital, realizado pelas autoridades certificadoras credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), como o SERPRO. O Certificado Digital garante a troca segura de informações entre partes, garante a identidade do emissor, a integridade e confidencialidade da informação

 

Reprodução

No processo de reprodução são produzidas cópias autenticadas por meios tanto analógicos como digitais de documentos contidos em mídia óptica ou digital autenticadas. A confidencialidade que protege a documentação classificada estende-se também às cópias reproduzidas. Elas também possuem valor probatório para todas as finalidades de direito, incluindo fiscalização e auditorias. 

 

Destinação final

Após a digitalização, armazenamento e certificação, os originais contidos em suportes analógicos devem ser eliminados com segurança, exceto aqueles que devem ser guardados permanentemente, que têm valor histórico ou vinculação a investigações, auditorias, ações judiciais e processos administrativos. Cumpridos os prazos da tabela de temporalidade, os documentos digitais destinados à eliminação devem ser destruídos por incineração, mecanicamente ou por desintegração. As exceções relativas ao descarte de documentos analógicos também são válidas para os documentos digitais. 

A destruição de documentos analógicos e digitais deve ser comprovada para garantir o descarte seguro de documentos confidenciais por autoridades fiscais e auditores. 

 

Desafios

A interface entre gestão documental e gestão da informação na era digital apresenta vários desafios para as empresas. Muitas vezes, as novas tecnologias e os sistemas informatizados falham em questões de segurança e preservação da integridade de documentos e bancos de dados, ou limitações de espaço para armazenamento de dados e tecnologia obsoleta. 

 Conceitos e técnicas da gestão documental não são aplicados na gestão da informação, o que pode resultar perda de documentos e desorganização da informação. As políticas de gestão documental e de preservação digital devem fazer parte da cultura corporativa para aperfeiçoar o gerenciamento das informações.

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