Documentos de funcionários: por que e por quanto tempo mantê-los arquivados?

Você sabe para que serve um documento? A resposta parece bem simples, claro: para registrar dados e fatos sobre determinado acontecimento, pessoa, negociação ou qualquer outra ocorrência de modo geral, certo? E é exatamente por isso que, mesmo aparentemente “sem uso”, é importante mantê-los à vista - ou ao menos disponíveis para consulta. E isso não vale somente na vida pessoal: eles também - e talvez principalmente - devem ser assistidos quando o assunto é a sua empresa ou as pessoas que nela trabalham.

Afinal, entre os tantos fatores importantes para um dia a dia de gestão está também a guarda devida destes registros formais: é preciso saber, por exemplo, o porquê e por quanto tempo é necessário guardar documentos de funcionários, acordos, vendas, entre outros. E hoje é mais especificamente dos funcionários de quem vamos falar.

Quer tirar estas dúvidas? Continue a leitura!

Afinal, por que devo guardar documentos de funcionários?

A simples importância dos registros formais já pode ser uma resposta bastante útil para isso. Porém, diversas situações ainda podem justificar essa necessidade e reforçar a importância destes documentos.

Imagine, por exemplo, que sua empresa trabalha com acordos temporários - ou até mesmo definitivos - a respeito de questões como compensação de horas, trocas dos dias de descanso, ou outros fatores que digam respeito à rotina do colaborador.

Nestes casos, seguindo à risca a formalização do acordo (papéis assinados, por ambas as partes), a guarda dos documentos deve ser garantida para evitar quaisquer riscos futuros desnecessários, como reclamações ou até sérios processos trabalhistas por conta de acertos mal-entendidos, lançamentos equivocados ou outras questões passíveis de interpretações que possam ser sanadas pela simples presença de um contrato.

Quais podem ser as principais consequências?

E, por falar em riscos desnecessários, aqui estão eles: em casos como os citados acima, com respeito aos cumprimentos legais trabalhistas, os processos que podem ser gerados pela falta de comprovação formal via documentos têm potencial para se tornarem mais um item na lista de preocupações de um gestor.

Uma simples reclamação formal, passando por pagamentos de direitos - inclusive os que já tiverem sido pagos ao funcionário, em alguns casos - e até a aplicação de multas e taxas de acréscimo sobre eles, são apenas algumas das consequências possíveis nestes casos. A ausência da comprovação de acordos também pode gerar outros agravantes, como processos por danos morais, por exemplo.

É sempre importante acreditar na correta realização do seu trabalho enquanto gestor, é claro, mas também entender que algumas obrigações legais - e seus devidos resguardos - devem estar em dia, mesmo que seja apenas para uma consciência mais tranquila.

E por quanto tempo devo manter os documentos guardados?

Em primeiro lugar, é importante saber a finalidade e a categoria do documento em questão. No caso de documentos trabalhistas, estes, geralmente, devem ser mantidos pelo prazo de cinco anos para trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho, nos termos do artigo 7º, XXIX, da Constituição Federal, e artigo 11 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Para trabalhadores que tenham iniciado sua jornada sem atingir a maioridade, esta contagem passa a valer a partir do momento em que são completados os 18 anos de idade.

Que tal dar uma olhada em alguns documentos e o tempo de guarda deles? Confira abaixo:

• Contrato de trabalho - Tempo indeterminado

• Recibos de pagamento de salário, férias, 13° salário e outros encargos - 5 anos

• Controle de registros de ponto - 5 anos

• Termo de rescisão do contrato de trabalho - 2 anos

• Folha de pagamento - 10 anos

• Livro ou ficha de registro de empregado - Indeterminado

• FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) - 30 anos

• GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social) - 30 anos 

• GRFC (Guia de Recolhimento rescisório do FGTS e da Contribuição social) - 30 anos 

Entre estes, ainda existem outros documentos cuja guarda se faz importante - e até necessária -, como registros de aviso prévio, pedidos de demissão, acordos de compensação, entre outros.

Além disso, é bom ter em mente que possam existir exceções e que quaisquer dúvidas podem e devem ser tiradas com um profissional capacitado para a melhor orientação sobre a guarda e destinação de documentos.

Como guardar adequadamente estes documentos?

É claro que, com o passar do tempo, a geração de novos compromissos formais e principalmente o crescimento do negócio, tende a se tornar inviável que este armazenamento seja feito em locais físicos - imagine só o tamanho dos armários e caixas para guardar tudo isso, ocupando o escritório.

Isso se torna mais complicado se relevarmos o tempo da guarda dos documentos, que pode variar, como vimos acima, dos 2 até os 30 anos!

Também existem opções para facilitar um pouco mais este processo: digitalização de documentos, armazenamento em nuvem, e empresas especializadas que podem auxiliar no momento de decidir a destinação dos documentos mais importantes para a sua empresa.

Isso, é claro, apenas te ajuda a se dedicar a questões mais importantes e estratégicas para o seu negócio, enquanto os documentos ficam sãos e salvos apenas aguardando que você os consulte quando preciso.

Quer saber mais sobre o tema e como evitar as pilhas de papéis no seu escritório, sem se preocupar com os temidos imprevistos? Clique aqui para solicitar nosso contato ou, se preferir, envie-nos uma mensagem no WhatsApp e descubra mais vantagens da guarda de documentos e como podemos te ajudar!

Nos vemos na próxima!