Empresa de guarda e digitalização de documentos: qual o melhor momento para contratar?

Uma empresa especializada em digitalização e guarda de documentos pode realizar uma parte importante da gestão de um negócio.

Quando se pensa em organização, uma ferramenta fundamental é a gestão documental eficiente. Dessa forma, é possível expandir um negócio e garantir maior produtividade, pois o serviço facilita tarefas diárias, simplifica processos e otimiza espaço e tempo para que os funcionários consigam se dedicar às atividades de valor estratégico, reduzindo custos e prejuízos para empresas e instituições.

A gestão documental pode beneficiar diversos tipos de negócios e é importante para organização, preservação e acessibilidade de documentos e arquivos físicos. Desta maneira, é possível localizar rapidamente informações importantes para a prestação de contas de empresas, nas auditorias internas e externas.

Um sistema de gestão permite disponibilizar e controlar o acesso a informações confidenciais por seus usuários, e traz também resultados financeiros positivos, como a prevenção de fraudes e erros, economia com multas e ações judiciais e atendimento eficaz de solicitações em auditorias e fiscalização.

Entenda melhor as consequências da falta de documentos administrativos no relacionamento entre empresas e Fisco neste artigo.

 

Mas qual é o momento para contratar esse tipo de serviço? 

Primeiramente é preciso avaliar se o seu tipo de negócio está suscetível a falhas e riscos. Se a resposta for afirmativa, a contratação deste serviço será fundamental para garantir a segurança da sua empresa.

Claudia Tokuzumi é Gerente Comercial do Grupo AGMC e representa a Arquivos Gerais, empresa especializada em guarda e digitalização de documentos, em Mogi das Cruzes.  Em mais de 20 anos de história, a Arquivos Gerais já testemunhou diversas situações complicadas que levaram clientes relutantes a optar por guardar seus documentos com segurança

“Realmente muitas empresas e instituições de todos os portes não se importam muito com o conhecido "Arquivo Morto", que na maioria das vezes, precisa ser guardado por muitos anos. Algumas empresas só recorrem ao serviço quando recebem notificações da Vigilância Sanitária (normalmente as clínicas), ou notificações estaduais e federais”, revelou. “Por exemplo, um atual cliente de grande porte recebeu uma notificação federal dizendo que, caso não atendesse os documentos necessários, datados do ano de 1.997, levaria uma multa de mais de R$ 5 milhões! Essa documentação já estava para ser descartada pela empresa, porque ocupava muito espaço físico em suas instalações e eles a consideravam desnecessária, já que não a acessavam com frequência. Por fim, a empresa optou por contratar o serviço da Arquivos Gerais, exatamente por termos o espaço adequado e oferecermos a organização ideal para guardar toda a documentação de acordo com as necessidades daquele momento. De forma geral, entenderam que o custo era irrisório, já que os prevenia de multas com valores estratosféricos e diversas situações que poderiam ocorrer no futuro”, explicou Claudia. 

“Também tivemos um outro cliente do ramo hospitalar que não estava convencido de que os serviços eram necessários, até que recebeu uma notificação da vigilância sanitária. Para resumir, descobriram que a documentação deles não estava em local apropriado por causa da falta de espaço dentro da empresa, que os fez armazenar toda a papelada em um lugar improvisado. Depois disso, nosso serviço se fez essencial”, lembrou. “Para economizar, evitar riscos e desperdício de tempo para a sua empresa, o ideal é manter seus arquivos ativos e inativos armazenados com segurança e acessíveis digitalmente”, completou a gerente.

Quando o assunto é a segurança de documentos e arquivos, a maioria das empresas compartilha certas dificuldades. São elas: espaço físico ou virtual limitados para armazenamento, locais e condições inadequados para conservação e acessibilidade dos usuários para consulta, vazamento ou perda de informações e dados, rapidez das inovações tecnológicas para computação em nuvem e demanda de mão de obra específica para o manuseio e gestão dos documentos, apesar de ser estratégica e importante para qualquer negócio. 

Para a gerente comercial, uma outra situação também é muito comum: as empresas planejam ampliações estruturais conforme crescem, e é aí que toda essa documentação de Arquivo Morto acaba ocupando muito espaço físico.  “Em situações como essa, as empresas acabam chegando até a Arquivos Gerais, pois sabem que podem manter seus documentos preservados e organizados por um baixo custo”, contou. “Além disso, estamos em uma localização privilegiada em Mogi das Cruzes e temos instalações próprias para a função. Temos uma ótima equipe de trabalho e sistema eficiente para atender os clientes de todos os portes de toda Grande São Paulo, em até 48 horas”, afirmou Cláudia.

 

Arquivos Gerais

Se você se identificou com algumas dessas situações e se sua empresa ainda não terceiriza a guarda e digitalização de documentos, agora é o melhor momento. Evite riscos e prejuízos! Conheça Arquivos Gerais e saiba mais sobre as vantagens de organizar de forma eficiente e profissional os documentos físicos e digitais da sua empresa.