Equiparação de documentos físicos aos digitais: conheça as novas regras

Um dos grandes avanços para as empresas foi a equiparação dos documentos em meio digital aos documentos físicos, que já falamos aqui. Essa foi uma mudança significativa, que teve como objetivo gerar mais comodidade e economia para os empreendedores, além de adaptar os negócios aos tempos modernos.

Neste artigo você vai conhecer as novas regras aplicáveis ao processo de digitalização para equiparação aos documentos físicos. Comentaremos sobre os impactos do Decreto nº 10.278 de 2020, que estabelece os requisitos para digitalização de documentos públicos e privados.

 

Entenda a equiparação dos documentos digitais aos físicos

Existem diversos diplomas legais que demonstram a equiparação dos documentos digitais aos documentos físicos. Exemplo disso é a Lei nº 13.874/19, que institui a Declaração de Direitos de Liberdade Econômica, e que, entre outras coisas, estabelece como direito da pessoa natural ou jurídica arquivar documentos em meio digital e utilizá-lo para a comprovação de qualquer ato de direito público.

De acordo com esse diploma, o arquivamento em meio digital, desde que em conformidade com as regras específicas, previstas em regulamento, tem a mesma validade jurídica dos documentos físicos.

Outro diploma legal que trata da questão é a Lei nº 12.682/12, que fala sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meio eletromagnético

Essa lei conceitua a digitalização como sendo a conversão da fiel imagem de um documento através de um código digital. Dessa forma, também apresenta a equiparação entre os formatos de armazenamento.

 

Regras aplicáveis à digitalização 

Para trazer mais segurança e clareza sobre a digitalização de documentos, foi promulgado o Decreto nº 10.278 de 2020, em 18 de março de 2020. Esse decreto tem efeito regulamentador no disposto nas leis mencionadas anteriormente (13.874/19 e 12.682/12) e define as regras para a digitalização de documentos públicos e privados.

O texto estabelece todos os requisitos para a digitalização, servindo de norte para que as instituições e órgãos públicos e privados procedam à digitalização. Dessa forma, a validade da digitalização está condicionada à observância das disposições, que podem ser encontradas aqui.

O texto do decreto se aplica aos documentos físicos que forem produzidos por pessoas jurídicas de direito público e pessoas jurídicas de direito privado, categoria em que se inserem as empresas que atuam no país. 

 

O que diz o decreto?

O decreto elenca uma série de padrões para a digitalização, bem como o âmbito de aplicação, os requisitos na digitalização entre particulares, a manutenção dos documentos digitalizados, a preservação de documentos digitalizados e sua vigência. 

Em suma, os procedimentos empregados para a digitalização devem garantir a integridade, a confiabilidade a rastreabilidade e auditabilidade dos documentos em questão.

Com as regras, o objetivo é garantir os melhores padrões técnicos, além de permitir que os documentos físicos sejam descartados de acordo com sua temporalidade, ressalvados aqueles que apresentem conteúdo de valor histórico.

 

Consequências das novas regras

As novas regras sobre a digitalização de documentos servem para orientar as empresas, estabelecendo um padrão para os procedimentos. Entendemos que esse é um avanço, na medida em que gera mais segurança jurídica para os interessados.

A medida segue a tendência global de uso da tecnologia a favor de pessoas e negócios, aproveitando soluções como a digitalização para modernizar processos e diminuir a quantidade de papel no mundo.

Mesmo que alguns documentos possam ser descartados após um período específico de tempo (confira aqui o artigo em que falamos sobre a temporalidade), sabemos que a gestão de todo este arquivo, físico ou digital, gera uma demanda cada vez maior por mão de obra especializada e com conhecimentos técnicos para fazê-la. 

As empresas que prestam serviços de armazenamento e digitalização de documentos em instalações próprias e com softwares específicos para gestão devem ser cada vez mais aliadas de setores e negócios que lidam com grandes quantidades de documentos.

 

Arquivos Gerais

Conheça a Arquivos Gerais e as soluções para cada tipo de negócio e tenha parceiros especializados para ajudá-lo com a sua história e os seus arquivos.