Na prática! Como funciona acessar um arquivo digital na Arquivos Gerais?

Com a suspensão de parte das atividades comerciais devido às medidas de segurança por causa do novo Coronavírus, muitas empresas precisaram adaptar seus processos internos para garantir a segurança dos colaboradores, clientes e parceiros.

Segundo estudo da empresa Hibou e da plataforma de dados Indico, realizado com 2.400 entrevistados em todo o país, 6 em cada 10 brasileiros estão trabalhando em home office neste momento da pandemia.

Mas isso não quer dizer que a carga de atividades diminuiu. Entre os entrevistados, 25,2% relataram estar trabalhando mais em casa do que no escritório.

Sendo assim, começamos a entender que o home office se torna ainda mais importante, tanto para os funcionários quanto para as empresas, que precisam se adaptar para manter seus processos.

Em meio a algumas mudanças, há espaço também para que os colaboradores desfrutem de alguns benefícios, como a maior flexibilidade para organizar o tempo, uma maior comodidade (evitando trânsito e transporte público, por exemplo), mais qualidade de vida, economia e conforto.

Pensando nessa conveniência, um dos serviços oferecidos pela Arquivos Gerais vem se destacando, pois ajuda empresas a darem continuidade aos seus processos internos, ao mesmo tempo que representa uma solução prática e rápida para o colaborador: a solicitação de documentos digitalizados.

Todo e qualquer cliente que tenha optado por armazenar seus arquivos sob a modalidade “Por Item” pode acessar este benefício, e ao invés de retirar ou receber um documento fisicamente, ele recebe uma cópia digitalizada em seu e-mail.

Veja abaixo de que maneira você pode solicitar seu documento digitalizado na Arquivos gerais:

Certifique-se de que seus documentos estão armazenados sob a modalidade “Por Item”

Quando uma empresa contrata o serviço de armazenamento da Arquivos Gerais, pode optar por uma das duas modalidades: “Por Item” ou “Por Custódia”. Certifique-se de que os seus documentos estão armazenados “Por Item”, o que nos dá a possibilidade de consultar em nosso sistema um item específico.

Acesse sua Área do Cliente ou envie um e-mail

Após a contratação do serviço, você provavelmente recebeu um login e uma senha para acessar nosso sistema online. Com estes dados em mãos, entre no nosso site e vá para a Área do Cliente. Se preferir, você também pode enviar um e-mail para o endereço servicos@agmc.com.br.

Solicite seu documento

Na interface do sistema, basta inserir os dados do documento que você precisa e solicitá-lo. Por e-mail, basta enviar estes mesmos dados.

Aguarde a confirmação do pedido

Quando fizer uma solicitação diretamente pelo sistema, você receberá um e-mail de confirmação automático assim que nossa equipe receber seu pedido. Ou então quando enviar um e-mail, nossa equipe responderá no prazo mais rápido possível.

Solicite a cópia digitalizada

É neste momento em que você sinaliza que prefere que seu documento seja enviado digitalizado. Tanto na solicitação pelo sistema quanto na solicitação por e-mail, seu contato com nossa equipe garante que você o receba da maneira que achar mais conveniente.

Aguarde nosso processo interno

Seu documento será localizado, retirado da caixa em que está armazenado e digitalizado dentro do nosso escritório. Enviaremos para o endereço de e-mail que solicitou o documento no nosso sistema a cópia digitalizada.

Faça bom uso e fique tranquilo.

Depois de enviada a cópia digital, o documento original retorna para a caixa, que por sua vez é devolvida para o local onde é armazenada com total segurança, seguindo os protocolos da empresa.

Prazos

Para que você tenha maior agilidade, prezamos por atendê-lo o mais rápido possível. Geralmente, quando a consulta é feita em um período do dia, a cópia digitalizada é enviada já no próximo. Por exemplo: se o pedido for feito de manhã, você provavelmente terá sua cópia à tarde. O tempo limite para a expedição pode variar de alguns minutos à 48 horas, dependendo do serviço escolhido e da localização do cliente, quando este fizer a solicitação para entrega.

Viu como é simples? Nosso sistema tem ajudado muitas empresas a manterem seus arquivos seguros e armazenados de forma inteligente, e assim seus colaboradores podem dar continuidade às suas atividades de maneira tranquila, sem riscos e com praticidade.

Solicite seus documentos digitalizados e ajude a evitar aglomerações nas nossas instalações, evitar que o funcionário em questão tenha que se deslocar até sua empresa (ou até a nossa) e também restringir o contato físico entre os colaboradores.

Com a suspensão de parte das atividades comerciais devido às medidas de segurança por causa do novo Coronavírus, muitas empresas precisaram adaptar seus processos internos para garantir a segurança dos colaboradores, clientes e parceiros.

Segundo estudo da empresa Hibou e da plataforma de dados Indico, realizado com 2.400 entrevistados em todo o país, 6 em cada 10 brasileiros estão trabalhando em home office neste momento da pandemia.

Mas isso não quer dizer que a carga de atividades diminuiu. Entre os entrevistados, 25,2% relataram estar trabalhando mais em casa do que no escritório.

Sendo assim, começamos a entender que o home office se torna ainda mais importante, tanto para os funcionários quanto para as empresas, que precisam se adaptar para manter seus processos.

Em meio a algumas mudanças, há espaço também para que os colaboradores desfrutem de alguns benefícios, como a maior flexibilidade para organizar o tempo, uma maior comodidade (evitando trânsito e transporte público, por exemplo), mais qualidade de vida, economia e conforto.

Pensando nessa conveniência, um dos serviços oferecidos pela Arquivos Gerais vem se destacando, pois ajuda empresas a darem continuidade aos seus processos internos, ao mesmo tempo que representa uma solução prática e rápida para o colaborador: a solicitação de documentos digitalizados.

Todo e qualquer cliente que tenha optado por armazenar seus arquivos sob a modalidade “Por Item” pode acessar este benefício, e ao invés de retirar ou receber um documento fisicamente, ele recebe uma cópia digitalizada em seu e-mail.

Veja abaixo de que maneira você pode solicitar seu documento digitalizado na Arquivos gerais:

Certifique-se de que seus documentos estão armazenados sob a modalidade “Por Item”

Acesse sua Área do Cliente ou envie um e-mail

Após a contratação do serviço, você provavelmente recebeu um login e uma senha para acessar nosso sistema online. Com estes dados em mãos, entre no nosso site e vá para a Área do Cliente. Se preferir, você também pode enviar um e-mail para o endereço servicos@agmc.com.br.

Solicite seu documento

Na interface do sistema, basta inserir os dados do documento que você precisa e solicitá-lo. Por e-mail, basta enviar estes mesmos dados.

Aguarde a confirmação do pedido

Quando fizer uma solicitação diretamente pelo sistema, você receberá um e-mail de confirmação automático assim que nossa equipe receber seu pedido. Ou então quando enviar um e-mail, nossa equipe responderá no prazo mais rápido possível.

Solicite a cópia digitalizada

É neste momento em que você sinaliza que prefere que seu documento seja enviado digitalizado. Tanto na solicitação pelo sistema quanto na solicitação por e-mail, seu contato com nossa equipe garante que você o receba da maneira que achar mais conveniente.

Aguarde nosso processo interno

Seu documento será localizado, retirado da caixa em que está armazenado e digitalizado dentro do nosso escritório. Enviaremos para o endereço de e-mail que solicitou o documento no nosso sistema a cópia digitalizada.

Faça bom uso e fique tranquilo.

Depois de enviada a cópia digital, o documento original retorna para a caixa, que por sua vez é devolvida para o local onde é armazenada com total segurança, seguindo os protocolos da empresa.

Prazos

Viu como é simples? Nosso sistema tem ajudado muitas empresas a manterem seus arquivos seguros e armazenados de forma inteligente, e assim seus colaboradores podem dar continuidade às suas atividades de maneira tranquila, sem riscos e com praticidade.

Solicite seus documentos digitalizados e ajude a evitar aglomerações nas nossas instalações, evitar que o funcionário em questão tenha que se deslocar até sua empresa (ou até a nossa) e também restringir o contato físico entre os colaboradores.

Para outras dúvidas, entre em contato com a nossa equipe.