Quais as vantagens para a sua empresa de ter toda a documentação correta em um processo trabalhista?

Capital humano

Segundo consultorias especializadas em RH, o capital mais importante das empresas é o humano. O gerenciamento das relações de trabalho passa por grandes transformações, com mudanças importantes introduzidas pela reforma trabalhista e crescente informalidade  no mercado de trabalho brasileiro. 

A taxa de informalidade em outubro de 2019 foi de 41,2%, pouco abaixo do recorde de 41,3% registrada em 2015. Equivale a 38,751 milhões de pessoas trabalhando na informalidade, por conta própria (24,446 milhões) ou como assalariados sem carteira assinada (11.852 milhões). 

No setor privado, as vagas para emprego sem carteira (280 mil) aumentaram aproximadamente quatro vezes mais do que as vagas para emprego com carteira assinada (61 mil). Os dados registram a movimentação do mercado de trabalho no terceiro trimestre de 2019, segundo Pesquisa Nacional por Amostra de Contínua (Pnad Contínua) do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE).

Grandes mudanças

Veja quais são as principais mudanças nas relações entre empresas e trabalhadores e os documentos após a Reforma Trabalhista.

1. Contratos

A formulação de contratos deve respeitar os direitos essenciais (salário mínimo, férias, décimo terceiro salário e FGTS) nos contratos de trabalho.

2. Imposto sindical

Não é obrigatório o pagamento do imposto sindical pelo empregado.

3. Parcelamento das férias

Férias podem ser parceladas em até três períodos, mediante a concordância expressa do empregado. A divisão deve ter um período de 14 dias e os demais pelo menos 5 dias cada um. O início das férias deve anteceder pelo menos 2 dias datas de descanso semanal ou feriados.

4. Jornada de trabalho

10 horas diárias ou 12 horas diárias com intervalo semanal de 36 horas. A negociação entre as partes tem força de lei.

5. Intervalos intrajornada

É possível negociar intervalos menores que uma hora, como para o almoço e horários de entrada e saída por exemplo. 

6 Jornadas parciais e temporárias

A jornada parcial pode ser de até 25 horas, mas sem horas extras, ou 26 horas com até 6 horas extras. Todos os direitos essenciais (férias, décimo terceiro salário, FGTS, e salário mínimo), observada a proporcionalidade. 

7. Jornada intermitente

Com exceção dos aeronautas, a jornada intermitente é  superflexível, desde que a convocação do trabalhador aconteça com pelo menos 5 dias de antecedência. 

8. Terceirização

É permitido terceirizar serviços da atividade fim da empresa, observando um período de 18 meses de intervalo entre a dispensa de funcionário e sua terceirização.   

9. Gestantes e lactantes

O trabalhar em atividades de grau médio ou mínimo de insalubridade é permitido para a gestante ou lactante. Gestantes podem afastar-se apresentando atestado médico. 

10. Demissões

Acordos para demissão são permitidos, sendo reduzidos o valor da multa do FGTS (20%) e o tempo de aviso prévio (15 dias). O trabalhador tem acesso a 80% do dinheiro depositado na conta do Fundo, mas não recebe seguro-desemprego.

Vantagens da gestão documental

As 10 mudanças mais importantes nas relações entre empresa e trabalhador estão baseadas em negociações e acordos, que devem ser documentados e arquivados de acordo com as normas técnicas para documentação e arquivos administrativos.

Documentos em papel ou digitais que comprovem exames, contratos, pagamentos de salários, benefícios, contribuições e impostos relativos aos empregados com carteira assinada ou autônomos e colaboradores, devem ser produzidos e arquivados adequadamente.  Também é importante atualizar documentos da própria empresa relacionados à contratação e demissão de pessoal, como a Relação Anual de Informações Anuais - RAIS. 

As principais vantagens da gestão documental para arquivos administrativos são a organização e a eficiência nos processos de produção, recepção e gerenciamento da documentação, assim como a acessibilidade das informações para usuários autorizados. Tais documentos são relevantes em caso de processos trabalhistas, pois comprovam o que foi combinado entre as partes.

Especialistas em sistemas de gestão de documentos arquivísticos destacam os resultados financeiros, evitando gastos com conciliação e arbitragem ou ações judiciais.  Ter um sistema de gestão de documentos também permite localizar, acessar e disponibilizar informações relevantes para auditorias e fiscalização.  

Arquivos Gerais

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