Quais são as maneiras de guardar documentos e para quais negócios são mais indicadas?

Na Arquivos Gerais trabalhamos com duas modalidades de armazenamento que se adequam a diferentes áreas e tipos de negócio. Entenda melhor cada uma delas para saber qual a solução ideal para você.

Toda empresa possui inúmeros documentos ativos e inativos que precisam ser guardados por determinado período antes de seu descarte. Esses documentos costumam ocupar muito espaço físico, que poderia ser utilizado para a otimização de algum outro setor da empresa. 

A gestão desses arquivos não só otimiza o uso de informação, do tempo e do espaço, como também ajuda na preservação da memória da instituição e previne contra riscos de extravios, que podem acontecer facilmente caso os registros não sejam armazenados corretamente.

Com o avanço das ferramentas e soluções tecnológicas, a ideia é que sejam administrados tanto os arquivos físicos, que ficam guardados em pastas, ficheiros e caixas, como os arquivos digitais, que são transferidos para espaços de armazenamento de dados em nuvem e outros sistemas automatizados.  

A Arquivo Gerais é uma das empresas que fornecem essas soluções e possui, atualmente, duas opções de modalidade de serviços para a guarda de documentos físicos. Entenda melhor cada uma delas e veja para que tipos de negócio elas são mais indicadas.

 

  1.   Modalidade “Por Custódia” – Nessa modalidade a empresa que contrata o serviço recebe caixas vazias que são enviadas pela Arquivos Gerais, já com suas respectivas etiquetas de identificação, número de controle e lacres de segurança. Dentro da caixa, a empresa coloca e organiza todos os documentos que serão armazenados. Cada caixa pode ter, no máximo, 20Kg e o cliente precisa preencher uma planilha informando o conteúdo dos arquivos de maneira abrangente para o cadastro das informações no sistema. Todas as informações são inseridas em uma “planilha padrão”, que também é disponibilizada para o cliente. Na modalidade “Por Custódia”, quando o cliente precisa de alguma documentação, ele solicita a caixa toda, diferente da segunda modalidade.

 

  1.   Modalidade “Por Item” – Neste perfil a empresa também recebe caixas vazias, com etiquetas de identificação, número de controle e lacres. A diferença é que na opção “Por Item” não há necessidade de preencher a planilha de informações de conteúdo, pois os documentos serão manuseados e organizados diretamente pela Arquivo Gerais, que irá etiquetar e cadastrar todos os registros contendo a identificação de cada item separadamente. Desta forma, quando surgir a necessidade do cliente solicitar algum item específico, ele poderá requisitar apenas os documentos necessários, e não a caixa inteira. É também nessa modalidade em que o cliente pode escolher entre receber o documento na empresa, retirar ou consultar o documento na Arquivos Gerais ou então receber uma cópia digitalizada em seu e-mail.

 

Em que casos cada modalidade é a mais indicada?

Guardar documentos em uma empresa terceirizada, fora da sua própria estrutura, é o mais indicado para negócios que possuem uma grande quantidade de documentos físicos, empresas que não têm mão de obra específica para essa função e para empresas que não tem espaço físico. Falamos mais sobre isso aqui.

Pode-se considerar que as modalidades “Por Custódia” e “Por Item” são semelhantes. No entanto, cada uma tem especificidades que as tornam mais indicadas para cada caso.

A modalidade Por Custódia atende a grande maioria dos departamentos das empresas, como a área contábil, fiscal, compras, administrativa, almoxarifado, financeira, entre outras.

Quando uma empresa opta por armazenar seus documentos nessa modalidade, todo o conteúdo das caixas é sigiloso e a Arquivos Gerais não tem autorização para mexer, organizar ou disponibilizar nenhum documento específico para colaboradores da empresa.

Dessa maneira, é comum que sejam armazenados arquivos mortos e papeladas que não são frequentemente acessadas, além de documentos que as empresas preferem não manter disponíveis para o acesso de terceiros. Sua empresa ganha mais privacidade, porém o processo se torna menos prático para seus funcionários.

Já a modalidade Por Item se faz mais útil aos departamentos de recursos humanos (RH), jurídico e negócios da área da saúde, que geralmente possuem muitos prontuários médicos, prontuários de empregados, fichas de registro e pastas de processos numerados.

Nessa modalidade, como cada item dentro da caixa é cadastrado no sistema, o acesso é facilitado e a disponibilização de arquivos específicos se torna muito mais rápida e prática. Sua empresa pode contar com a nossa equipe para manter a gestão destes documentos em dia.

Sendo assim, quando o acesso aos documentos requer agilidade e é feito com maior frequência, a guarda Por Item é a mais indicada.

 

Agora que você já sabe a diferença entre as duas modalidades, ficou mais fácil identificar qual serviço é o mais indicado para a sua empresa, não é? Para saber mais sobre as nossas ferramentas de gestão para documentos, clique aqui e entre em contato com a nossa equipe ou então acesse os outros artigos do nosso blog.