O que é temporalidade documental e por que você deve se preocupar com isso?

As tabelas de temporalidade destacam-se como um dos instrumentos para classificação e gerenciamento de dados em um SGDA (Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo), nas instituições bem sucedidas.

Temporalidade e gestão documental

Nos últimos anos, houve mudanças importantes na legislação brasileira sobre informação e documentação. Nas normas publicadas pela ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas), as tabelas de temporalidade destacam-se como um dos instrumentos de normalização para classificação e gerenciamento de dados em um SGDA (Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo). 

Segundo especialistas da ABNT, o sucesso das organizações está diretamente ligado à implementação e manutenção de um Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo. Tanto empresas privadas como instituições públicas bem sucedidas possuem um SGDA, considerado fundamental para tomar decisões acertadas e alcançar melhores resultados.  

Na avaliação de líderes empresariais de diversos setores, um sistema de gestão documental é importante para ter informações disponíveis e arquivadas adequadamente, porque todos os demais sistemas de gestão das instituições estão baseados na gestão de dados, atualmente. Assim, desenvolver um SGDA descomplicado e eficiente, através da digitalização ou guarda de documentos, é uma estratégia adotada por organizações bem sucedidas.

A normalização das atividades ocorre em diferentes níveis, mas obedece padrões internacionais definidos pela ISO (International Organization for Standartization). No Brasil, a ABNT é responsável pela elaboração, difusão e publicação da maioria das normas. Todos esses processos são realizados através de estudos nos comitês de técnicos, pesquisas para consulta nacional, publicações de editais e normas e cursos. 

Normalização

Estas são algumas normas e leis que definem temporalidades:

• ABNT NBR ISO 30300 e com a ABNT NBR ISO 30301, publicadas em 2016, ambas são idênticas a versões anteriores e fornecem requisitos para estruturação de sistemas de gestão de documentos arquivísticos

• ABNT NBR ISO 30302- Informação e documentação - Sistema de gestão de documentos de arquivo, publicada em 2017 

• ABNT NBR ISO 15489-1- Informação e documentação - Gestão de documentos de arquivo, publicada em 2018 define os conceitos e princípios para produção, captura e gestão documental

• Resoluções do CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos, que definem diretrizes para eliminação de documentos, especialmente aqueles produzidos pelo poder público 

• LGPD - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais  já foi sancionada e entrará em vigor em 2020, e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados foi aprovada em maio de 2019 e está em formação

• Constituição Federal (art. 216), Lei nº 12.527/2011,  Decreto nº 58.052/2012 e legislação vigente sobre acesso à informação e gestão de dados por administrações públicas

Temporalidades

As tabelas de temporalidade definem períodos de permanência de documentos em arquivos, assim como sua eliminação. Elas são consideradas como instrumento para definir prazos e atividades-meio para proteção e conservação dos documentos nos arquivos. Portanto, as tabelas de temporalidade também são documentos institucionais e normativos.

A temporalidade documental não tem a mesma duração em todos os sistemas de gestão de documental. Há variações conforme os países ou as unidades políticas,  as instituições e os documentos envolvidos nos processos de arquivamento. Então, o plural temporalidades usado neste texto expressa tais diferenças em cada contexto. 

Os países e as organizações estabelecem tempos diferenciados para classificar e arquivar documentos em um determinado sistema. Nos EUA, existe uma agência chamada NARA (National Archives and Records Administration), responsável pela gestão de documentos governamentais e históricos. 

Além de publicar documentos oficiais (atas do Congresso dos Estados Unidos, proclamações do presidente, ordens executivas, legislação etc), a NARA deve garantir que o público tenha acesso aos documentos.  Assim, a agência também tem um papel relevante em investigações, pesquisas e estudos sobre os EUA e outros países.

Um exemplo são os documentos do arquivo norte-americano classificados como Top Secret durante 46 anos, que após sua desclassificação revelaram os bastidores das relações diplomáticas entre EUA e Brasil na ditadura militar (1964-1985). A pesquisa de telegramas, áudios de telefonemas, depoimentos e imagens originou a série "O dia que durou 21 anos", realizada pelo documentarista Camilo Tavares (TV Brasil). 

Ciclo de vida dos documentos

Classificar ou desclassificar documentos são atividades relacionadas diretamente com a temporalidade. Tanto administrações públicas como mercado empresarial definem em suas políticas de gestão documental. Tais políticas destinam-se a elaborar e aplicar Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de documentos em conformidade com a legislação vigente.

É importante atentar para a legislação vigente para cada tipo de documento armazenado pois os mesmos poderão ser solicitados em processos, pela fiscalização ou vigilância, e sua não apresentação pode gerar penalidades e multas. Passado o período obrigatório de guarda, os documentos podem ser descartados e as empresas geralmente optam por fazê-lo de forma segura para preservar a confidencialidade das informações contidas nos mesmos.

Para saber a temporalidade de cada documento, armazenar seus arquivos ou descartá-los de forma segura, você pode procurar empresas como a Arquivos Gerais e solicitar mais informações clicando aqui.