7 dicas para a organização de arquivos administrativos

Ah, os arquivos… Tão úteis e necessários, mas ao mesmo capazes de gerar bagunça e dor de cabeça, se não forem armazenados corretamente. Mas será que existe mesmo a receita ideal para a organização de arquivos administrativos?

Sim, existe! Na verdade, não se trata, realmente, de uma receita, mas de algumas dicas e métodos que podem ser seguidos para garantir que tudo fique devidamente armazenado e, claro, disponível para consulta sempre que preciso.

Vamos conferir? Continue a leitura e veja como manter sua mesa - e seus armários - mais organizados.

Escolhendo bem os papéis

Em primeiro lugar, você deve saber quais documentos precisam continuar em sua base de consulta - lembra do nosso artigo sobre temporalidade de documentos? Se precisar, é só voltar nele para relembrar algumas coisas.

Neste caso, não somente arquivos relativos aos funcionários, mas todos os registros formais que envolvem a empresa merecem atenção, como contratos com fornecedores e clientes e registros sobre contas pagas, por exemplo.

Feito isso, agora é só seguir as dicas abaixo para manter tudo em ordem!

1 - Pastas de consulta rápida

Esta dica é muito valiosa e pode te ajudar, inclusive, a se organizar na sua casa também. Documentos recentes ou recorrentes (que cheguem todos os meses, como a conta de internet, por exemplo) precisam estar disponíveis para consulta assim que necessário, seja para resolver um problema, ou apenas para tirar algumas dúvidas sobre diferenças entre um mês e outro, por exemplo.

E é por isso que eles precisam ser organizados - pelo menos por um tempo - com métodos de consulta rápida. E aqui vale a criatividade: você pode ter uma gaveta sobrando na escrivaninha, um display ou algumas pranchetas pendurados em uma parede, entre outras possibilidades.

E o critério também é muito importante: separe os documentos recentes (aqueles que chegaram hoje ou nessa semana, por exemplo) dos documentos já resolvidos (aquelas contas que você já pagou nos meses anteriores) e, quando não for mais necessário tê-los por perto, depois de um ano corrido, é só encaminhá-los para os arquivos (não se esqueça de conferir por quanto tempo aqueles itens precisarão ficar armazenados!).

2 - Catálogos e pastas de arquivo

Este é o método mais tradicional - e, caso seu volume de documentos seja muito grande, também bastante adequado. Geralmente pensado como uma das primeiras soluções para organizar arquivos administrativos, pode facilitar na hora de manter ao alcance da vista documentos de consulta mais frequente, como contratos ou controles internos, por exemplo.

Aqui, as pastas de arquivo e as etiquetas não são economizadas: justamente para facilitar o processo de consulta, vale desenhar métodos bem definidos para categorização e separação dos documentos, desde sua importância, até a ordem alfabética dos mesmos, por exemplo. Assim, ao abrir a gaveta - ou a porta -, tudo já estará bastante claro e pronto para ser consultado.

Porém, se o seu volume de arquivos é maior e sua importância for de caráter mais formal do que cotidiano em si, vale considerar a opção a seguir.

3 - Armários e arquivos

Sabe aqueles filmes em que sempre aparecem armários cheios de papéis, empoeirados e com as portas rangendo?

Bom, não é com isso que queremos que seu escritório se pareça. Mas, se tiver algum espaço sobrando, um alto volume de documentos importantes - mas que você sabe que não precisa ler todo dia - e alguém disposto a sempre dar aquela conferida na saúde e limpeza do material, vale, sim, considerar este método.

Chame como quiser: arquivo, gaveteiro, armário do escritório. A questão aqui é garantir que aqueles documentos que podem ajudar sua empresa diante de necessidades mais específicas estejam sãos e salvos de qualquer risco de deterioração.

4 - Digitalização e salvamento offline

E é aqui que a tecnologia começa a aparecer! E muito provavelmente você já fez - ou faz - isso na sua empresa, mesmo que para “guardar” aqueles arquivos que não sejam lá tão relevantes no seu dia a dia, ou até que você saiba que possam se perder um dia. E aqui tudo que você precisa é de um computador - em bom estado, claro - com capacidade de armazenamento e um scanner ou uma multifuncional e um operador cheio de vontade para passar algum tempo escaneando arquivos.

Este método, apesar de útil, pode reservar algumas armadilhas: problemas técnicos que possam afetar seus arquivos, ausência de critérios bem claros de identificação, necessidade de backups infinitos, trabalho operacional em excesso… ufa!

Muitos fatores podem acabar afetando seus processos e, claro, caso você - ou sua equipe - não tenha foco na criação dos arquivos digitais, as informações podem acabar se tornando confusas e ainda mais trabalhosas com o tempo.

Próximo!

5 - Arquivos nas nuvens

Este aqui é um dos mais legais! Ele vai além da digitalização de documentos naquele computador que você não usa mais - e que pode te dar algumas dores de cabeça, lembra?

O armazenamento em nuvem já é uma realidade há algum tempo. Veio para aposentar pendrives e HD’s externos e exige apenas uma boa conexão de internet e o canal certo para deixar seus arquivos muito bem guardados (inclusive contando com a ajuda de empresas que garantirão a segurança dos seus dados).

Neste caso, além de deixar tudo muito bem guardado e organizado, a consulta é rápida, prática e pode ser feita de qualquer lugar. No caso de contratar uma empresa para te ajudar, não vai ser necessário nem deslocar alguém da equipe para a frente do scanner. E o espaço, muitas vezes, pode ser “infinito” e garantir todo o histórico da sua empresa salvo em canais online bastante seguros.

É muita tecnologia!

6 - Arquivos diversos

Sempre existem aqueles arquivos da categoria “não sei”, mas que você quer - ou precisa - deixar guardados por algum motivo. Mas não é por isso que eles precisam ficar jogados no fundo da gaveta.

Que tal pegar aquela caixa organizadora, separá-los bem e identificados dentro dela e arranjar um espaço para eles no armário? Além de armazenados, também ficarão à mão para consultas e, claro, conservados.

7 - Desapega, desapega

Lembrou da música do comercial na hora que leu o título? Então, é bom entender bem: entre os documentos importantes - e que precisam ficar guardados - e aqueles “diversos” que por algum motivo precisam ficar por ali também, sempre existem também aqueles documentos mais antigos, sem relevância fiscal, administrativa ou de qualquer natureza formal e que você sequer sabe o porquê de estarem ali.

Pois estes já têm destino traçado: o descarte. E a justificativa é simples: se você precisa de espaço para guardar documentos mais importantes ou se paga para uma empresa fazer isso por você em espaços físicos ou ambientes virtuais, é mais do que necessário descartar aqueles que já tenham relevância para você e a sua empresa.

Utilize um bom triturador (para eliminar de vez as informações que estejam ali), algumas tesouras e um saco de lixo e, pronto, trabalho completo. E lembre-se de enviar todo o papel para a reciclagem: o planeta agradece!

Hora de se organizar...

E aí, gostou das nossas dicas? Então que tal arregaçar as mangas, chamar a equipe e reservar um tempinho para dar destino aos documentos que sua empresa mantém guardados no dia a dia? Com certeza você vai sentir a diferença!

Por falar em fazer a diferença, aguarde nossas próximas dicas; logo voltamos para te ajudar ainda mais na organização dos seus documentos. E se você não sabe onde guardar os seus documentos e quer ser contatado para que nosso representante te indique a melhor solução, clique aqui.