Como definir critérios de acesso aos documentos classificados como sigilosos?

Ultrassecreto

Em 1887, o laboratório norte-americano Pemberton Chemical Company vendeu ao magnata Asa Griggs Candler uma fórmula de xarope, que passou a ser comercializada pela Coca-Cola Company, e que depois se tornaria um dos negócios mais lucrativos do planeta. O empresário investiu U$ 2,3 mil na compra da marca da empresa, que atualmente tem um faturamento anual de U$ 78 bilhões.

A fórmula da Coca-Cola não é patenteada, mas ela nunca se tornou conhecida publicamente. A oposição entre originalidade versus imitação inspira campanhas e protege o xarope valioso, engarrafado e distribuído por empresas licenciadas ao redor do mundo.  Além de ser estratégico para o marketing do produto, o segredo também é uma estratégia empresarial. 

Segredo de negócios

O segredo industrial por tempo indeterminado contra o prazo determinado de exploração comercial de patentes é a chave para o sucesso comercial de muitas empresas. Além de proteger a propriedade intelectual e estratégias de mercado com o segredo de negócios,  a legislação assegura também segredo de justiça e o sigilo bancário de pessoas físicas e organizações.

O segredo de negócios (trade secret) refere-se aos conhecimentos técnicos e tecnológicos adquirido ou desenvolvido em atividades de uma empresa, que traz vantagem econômica e competitividade em relação ao mercado. A confidencialidade desses conhecimentos é estabelecida pelo Acordo sobre Aspectos dos Direitos de Propriedade Intelectual Relacionados ao Comércio (TRIPS). Usar, explorar ou divulgar segredos de negócios é crime de concorrência desleal, nos termos da Lei de Proteção Industrial (LPI).  

De acordo com a legislação vigente, os contratos de uma empresa devem incluir cláusulas de confidencialidade. Do mesmo modo, a política de privacidade e a gestão da informação devem proteger segredos de negócios. Toda informação sobre técnicas e tecnologias relacionadas a segredos de negócio contidas em contratos e documentos de vários tipos é confidencial e deve ser mantida em sigilo por todos os funcionários e envolvidos no negócio. 

Gestão de informação

O modo como dados e conhecimentos são processados por uma empresa impactam seu desempenho no mercado. A informação combinada a outros traços da cultura organizacional pode impedir ou alavancar estratégias e tomada de decisões, segundo estudo Global Culture Survey, realizado pela PricewaterhouseCoopers (PwC), em 2018. 

Erros na gestão de informações podem resultar prejuízos financeiros, tais como o extravio ou arquivamento incorreto de documentos, contendo valiosas informações para a empresa. Pesquisas realizadas no mundo todo demonstram que o acesso a informações representa uma vantagem competitiva no mercado, diz pesquisa da PwC Brasil. 

Para usufruir dessa vantagem deve-se conhecer as próprias informações: identificar tipos de dados, origens, aplicações, estruturas e valores intrínsecos a elas. Os documentos de arquivo são suportes para dados e informações confidenciais. Definir e comunicar quais são as regras e os critérios para acesso aos arquivos, diferenciando os usuários em níveis também faz parte da gestão de informação.

Muitas vezes, as empresas também exploram atividades econômicas em parcerias público-privado (PPPs). Nessas parcerias, as informações são classificadas conforme graus e hipóteses de sigilo definidos pela Lei de Acesso à Informação (LAI), o que não exclui as hipóteses de sigilo previstas na legislação específica. 

Gestão documental

A contratação de uma empresa especializada na guarda e digitalização de arquivos oferece soluções eficazes para organização, armazenamento, conservação, classificação, eliminação de documentos, assim como para acesso e consulta pelos usuários autorizados. Na Arquivos Gerais, por exemplo, a empresa contratante pode escolher entre modalidades de arquivamento diferentes, adequadas ao grau de sigilo e aos critérios de acesso da documentação. 

Na modalidade por custódia, a empresa contratante armazena caixas de arquivos, cujo conteúdo é inacessível, e somente a numeração das caixas é cadastrada no banco de dados. Já na modalidade guarda por item, os registros para cada documento dentro das caixas são inseridos no sistema e podem ser acessados por usuários autorizados em contrato. Nas duas modalidades, os registros são processados em um sistema próprio, desenvolvido exclusivamente para a Arquivos Gerais.  

A confidencialidade das informações depende bastante da implementação do sistema de gestão de arquivos, que varia de acordo com cada empresa. Ele é importante para proteção e a privacidade das informações contidas em diversos tipos de documentos classificados segundo graus de sigilo. Tal classificação permite restringir o acesso às informações conforme níveis ou hierarquia entre usuários.

Usuários

Cada sistema estabelece seus próprios níveis de acesso, de acordo com as hipóteses e graus de sigilo da legislação específica. É importante inserir cláusulas de confidencialidade nos contratos de trabalho e promover atividades educativas e medidas de compliance para proteção de dados e informações.

A hierarquia baseada em critérios de acesso estabelece diferenças entre administrador e usuários e entre níveis de usuários. Algumas funcionalidades de sistemas informatizados e bancos de dados são utilizadas para permitir ou não operações no sistema. Senhas e chaves codificadas garantem a segurança contra quebra de sigilo e vazamento de dados.  

Veja a seguir um exemplo de critérios de acesso hierarquizado que você pode implementar na sua empresa ou setor.

• Administrador

Geralmente o diretor executivo da empresa.

Neste nível, o usuário pode acessar dados sobre todos os setores, relatórios e outras métricas e indicadores. Permite-se trocar usuários de setor, alterar nomes e organograma. 

• Nível 1

Em geral, funcionários de confiança que ocupam cargos de chefia.

Permite-se cadastrar sub-setores e novos usuários. Também pode enviar documentos e tem acesso às estatísticas do setor.

• Nível 2

Usuários operacionais. 

É permitido acessar e enviar documentos, mas não podem cadastrar novos usuários ou ativar/desativar cadastros. 

• Nível 3

Funcionários em treinamento e estagiários

É permitido visualizar documentos, mas não se pode enviar novos documentos ou responder.

Sobre a LAI

De acordo com a LAI, as informações são classificadas em graus de sigilo para que sua divulgação indiscriminada não coloque em risco atividades econômicas importantes ou a segurança da sociedade civil e do Estado. Além de hierarquizar os documentos e os usuários, a classificação estabelece também prazos de restrição de acesso aos documentos de arquivo. Apenas pessoas autorizadas ou credenciadas podem consultá-los, desde a data de produção da informação até sua desclassificação.  

Graus e prazos de classificação

• Ultrassecreto

25 anos, com possibilidade uma única prorrogação pelo mesmo período

• Secreto

15 anos, sem possibilidade de prorrogação

• Reservado

5 anos, sem possibilidade de prorrogação.

Hipóteses de Sigilo

A classificação apresentada acima está baseada em critérios ou hipóteses de sigilo, um termo usado na LAI e outras leis. Tal classificação é aplicada a empresas de diversos setores, tanto públicas ou mistas como privada, para proteger informações sobre atividades econômicas, pesquisas científicas, políticas públicas, segurança nacional e outros temas. Segredos de negócios, sigilo fiscal e bancário, dentre outras hipóteses previstas na legislação específica para propriedade intelectual, estão excluídas da LAI. 

Conclusão

A legislação vigente representa um marco para a segurança jurídica para informações classificadas, especialmente àquelas relativas a segredos de negócios. Mas, a regulação interna também é fundamental para a gestão da informação, evitando incidentes e crimes relacionados à quebra do sigilo.

Os graus e hipóteses de classificação utilizados em regulamentos e leis são semelhantes, porém os prazos são diferentes: as informações classificadas relativas à empresas públicas estão protegidas por um período determinado, enquanto o segredo de negócios e outras hipóteses de sigilo estratégicas para organizações privadas podem ser mantidos indefinidamente.    

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