Mudanças tecnológicas e seus impactos nas áreas de RH em 2020

RH 4.0

 Durante muito tempo, a missão destinada ao RH de uma empresa era a de organizar a seleção, contratação, folha de pagamento, benefícios, obrigações legais e eventos. A comunicação desse departamento com os demais departamentos e funcionários era feita por telefone, cartas e emails ou entrevistas e conversas presenciais. Os dados e contratos eram armazenados em arquivos de planilhas e textos. Para as gerações anteriores, a imagem correspondente ao RH convencional é a de um balcão onde problemas são resolvidos. 

Klaus Schwab, diretor-fundador do Fórum Econômico Mundial (Davos, Suíça), desenvolveu o conceito de Indústria 4.0 para descrever mudanças como automatização e digitalização dos sistemas de produção e gestão nas empresas. 4.0 refere-se à quarta revolução industrial, o que afetou todas as atividades profissionais. As inovações tecnológicas e a cultura digital que transformaram a gestão de pessoas nas empresas são conhecidas também como RH 4.0. 

Para as novas gerações em atividade nas empresas, a imagem do RH foi convertida em ícone de aplicativos em telas de smartphones e tablets. Agora, ele é também um sistema online para acessar dados e informações em tempo real, divulgar vagas e realizar processos seletivos, fazer entrevistas e contratações, agendar folgas e férias, promover eventos e compartilhar experiências, fortalecer vínculos através de redes sociais internas e murais online. O que existe por trás de todas essas mudanças? O que as organizações estão fazendo para acompanhar a velocidade delas?

Atualmente, o RH é um ambiente de negócios que produz valor através da gestão do capital humano nas empresas e do desenvolvimento da sua cultura organizacional. Algumas características destacam-se nessa gestão de pessoas, tais como a interatividade, a descentralização e a proatividade. Mas a tecnologia não é o único vetor das transformações observadas. Houve também uma mudança de mentalidade.

Cultura organizacional

Os avanços tecnológicos têm impacto direto sobre as estratégias de mercado: a velocidade das inovações coloca desafios para as organizações. Neste contexto, a gestão de pessoas tem influência sobre o desempenho operacional e a competitividade das empresas, já que a força da marca empregadora e o comprometimento dos profissionais são estratégicos para o sucesso dos negócios. 

A definição de uma cultura organizacional traz vantagem competitiva para as empresas. Ela consegue atrair, reter e inspirar talentos indispensáveis para a força da marca, alinhando os propósitos dos colaboradores e os da organização. É o que demonstram os indicadores da Pesquisa de Cultura Organizacional 2019 realizada pela Pricewaterhouse (PwC). 

Tendências tecnológicas

Apesar das diferenças intergeracionais, os celulares são utilizados por todos e tornaram-se ferramentas para a gestão de pessoas. A atração, retenção e inspiração de colaboradores, cujo desempenho torna uma empresa mais competitiva no mercado, deve considerar as mudanças trazidas pela conectividade, digitalização e inovações tecnológicas. 

Confira as principais mudanças tecnológicas que afetarão o dia a dia do profissional de RH a seguir.

#1- E-social

As mudanças pelo eSocial, Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas implantado pelo governo federal,  exigem adequação rápida e constantes atualizações. Todas as empresas devem entregar o eSocial seguindo o cronograma com datas variadas para optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural pessoa física, entidades sem fins lucrativos, microempreendedor individual (MEI) com funcionários e órgãos públicos. 

Existem softwares para o sistema de gerenciamento eSocial, com funcionalidades que permitem auditar campos, gerar documentos em formato XML e entregar automaticamente arquivos ao portal do eSocial. Tal sistema é programado para gerenciar informações referentes aos empregados, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho (CAT), aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.

#2- CTPS digital

A carteira de trabalho e previdência social (CTPS), impressa em papel e de capa azul, tem agora uma modalidade totalmente digital. De acordo com o site eSocial, a mudança na CTPS reduz burocracia e custos, e beneficiará tanto trabalhadores e empregados, como empregadores.

Para quem obteve a carteira digital, o registro pode ser realizado pelo empregador na forma digital e utilizando apenas o número do Cadastro de Pessoa Física (CPF).  O tempo de espera para registro digital é de 01 dia, contra 17 dias de espera no registro convencional. 

A  Secretaria de Governo Digital do Ministério da Economia diz que a transformação digital deverá economizar aproximadamente R$ 888 milhões.

#3- GED 

A sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) refere-se às tecnologias aplicadas na organização das informações, arquivísticas ou não, tais como mensagens de email, arquivos de texto, planilhas, imagens, áudios etc. As principais funcionalidades do GED são gerenciamento, armazenamento, digitalização, fluxo de trabalho, indexação e repositório digital. 

Os sistemas disponíveis no mercado integram essas funcionalidades aos demais processos do RH, como registros de ponto, folha de pagamento, lançamento de benefícios, treinamentos, recrutamento e seleção etc. A organização das informações de maneira sincronizada traz segurança e eficiência para o RH.

#4- SIGAD

A organização de documentos por softwares ou aplicativos pode adotar os conceitos arquivísticos de gerenciamento da documentação em todas as suas fases (corrente, intermediária e permanente). Num sistema de gestão de arquivos digitais (SIGAD) ocorre a integração entre funcionalidades de sistemas de informação e processos de arquivamento. 

Desta maneira, conceitos importantes para classificação, desclassificação, temporalidades, eliminação etc são automatizados. A inteligência artificial permite controlar prazos de guarda e destinação final dos documentos, armazenar, preservar e acessar com segurança a documentação.

#5- Digitalização

De acordo com a legislação vigente, os documentos digitalizados foram equiparados aos originais analógicos, mediante certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). 

A organização dos documentos digitais utiliza métodos de classificação e temporalidades semelhantes aos arquivos convencionais.  Também coloca desafios para SIGAD, relacionados à produção de documentos e dossiês/processos híbridos, formados por uma parte digital e outra convencional.  

Os conceitos e procedimentos arquivísticos previstos na legislação e normas técnicas devem ser aplicados aos documentos analógicos que fazem parte dos processos híbridos, especialmente em sua guarda, conservação e acesso.  

Conclusão

Os softwares e aplicativos com funcionalidades integradas trouxeram facilidades e desafios para o RH. As inovações tecnológicas são ferramentas importantes para o desenvolvimento da cultura organizacional das empresas. Neste contexto, a gestão documental deve oferecer soluções eficiente, para organização dos documentos digitais e também para documentos e processos híbridos. 

Arquivos Gerais

O gerenciamento de arquivos e soluções documentais implementadas pelo RH são parte integrante do desenvolvimento da cultura organizacional das empresas. 

A produção, guarda e conservação de documentos gerados em processos híbridos - em parte digitais e em parte analógicos - são importantes para a gestão e preservação documental. Saiba mais sobre os serviços de digitalização e guarda oferecidos pela Arquivos Gerais ou nos envie um WhatsApp.