O que pode acontecer caso a fiscalização peça algum documento que sua empresa não tem?

A gestão documental é imprescindível para organização e guarda de documentos fiscais e tributários solicitados pela fiscalização. Entenda melhor as consequências da falta de documentos administrativos no relacionamento entre empresas e Fisco.

Sobrevivência das empresas

O número de empresas ativas no Brasil teve queda acentuada entre 2014 e 2017. Seis em cada 10 empresas abertas em 2012 encerraram suas atividades em até 5 anos.  Das empresas abertas em 2012, 78,9% fecharam após 1 ano de funcionamento (2013), 64,5% após 2 anos (2014), 55% após 3 anos (2015), 47,2% após 4 anos (2016) e 39,8% após 5 anos (2017). 

Na pesquisa Demografia das Empresas, divulgada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), doze anos é a idade média estimada pelo IBGE para empresas brasileiras, mas barreiras enfrentadas no mercado podem encurtar o ciclo de vida das empresas. A política tributária e a crise econômica no Brasil também são fatores cruciais para sobrevivência das empresas

 

Boas práticas

A gestão documental é importante para organização, preservação e acessibilidade dos documentos administrativos. Desta maneira, é possível localizar rapidamente informações importantes para a prestação de contas de empresas, nas auditorias internas e externas. 

Um sistema de gestão permite disponibilizar e acessar informações confiáveis rapidamente para seus usuários.  Traz também resultados financeiros positivos: prevenção de fraudes e erros, economia com multas e ações judiciais e atendimento eficaz de solicitações em auditorias e fiscalização.

 

Checklist

Confira a lista de documentos fiscais e tributários considerados indispensáveis para a maioria das empresas.

 

🗹 Alvará

Documento fiscal emitido e renovado periodicamente pelo município, para atestar regularização do imóvel e permissão para funcionamento na jurisdição definida nas leis de zoneamento.

 

🗹 CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados 

Documento sobre admissão ou demissão de trabalhadores pela empresa para o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

 

🗹 CNPJ - Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica

Documento de identificação da empresa, que permite realizar contratos, operações financeiras, emitir notas fiscais etc.

 

🗹 Contrato social

O contrato social contém informações como data de fundação, duração, capital social, sede, objeto, sócios, cotas societárias e outros atos constitutivos da empresa. 

 

🗹 Documentação trabalhista

Documentos para comprovar pagamento de impostos relativos a empregados e colaboradores, em regime de CLT - Consolidação das Leis de Trabalho ou prestadores de serviços e autônomos. 

 

🗹 Inscrição estadual

Registro formal realizado na Receita Estadual e liberado pela Secretaria da Fazenda, para pagamento de Imposto Sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS). 

 

🗹 Inscrição municipal

Registro para prestação de serviço de pessoas físicas e jurídicas, para pagamento de Imposto Sobre Serviços (ISS).

 

🗹 Liberação do Corpo de Bombeiros

Concedida após vistoria do Corpo de Bombeiros, é necessária para funcionamento da maioria das empresas.

 

🗹 Licença ambiental

Licenciamento concedido pelo Conselho Nacional do Meio Ambiente (CONAMA) para empreendimentos previstos na resolução 237. 

 

🗹 Licença da vigilância sanitária

Permissão para funcionamento de empresas cujas atividades ou instalações apresentam algum grau de risco à saúde. 

 

🗹 Livros contábeis

Documentos fiscais e tributários, com registros sobre operações de compra e venda, pagamentos etc. 

 

🗹 RAIS - Relação Anual de Informações Sociais

Declaração anual sobre contratações realizadas ou declaração negativa da empresa para Ministério do Trabalho e Emprego - MTE.

 

Fonte: REDESIM - Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios

 

Processos administrativos e judiciais

Quando erros e falhas na documentação de uma empresa são comprovadas, ocorrem processos administrativos ou judiciais, multas e exclusão de linhas de crédito e licitações.

 

1. Execução fiscal

Execução movida pela Fazenda para reivindicar pagamento de tributos inscritos na dívida ativa, seja municipal, seja estadual, seja federal. Pode ocorrer o bloqueio de valores financeiros e outros bens, de patrimônio pessoal de seus proprietários.  

 

2. Multas

Débitos tributários geram multas cujo valor é calculado com base em juros altos.

 

3. Exclusão em licitações

Não é possível participar de nenhuma licitação se houver débitos tributários ou pendências fiscais e processos.

 

4. Crédito indisponível

Não é possível acessar linhas de crédito ou obter empréstimos em bancos.

 

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