Para que tipos de negócio a guarda de documentos é indicada?

Quer saber se a armazenagem de documentos é a opção correta para o seu negócio? Leia o texto e entenda para quais tipos de negócio a solução é a mais indicada e porque.

Guardar documentos em uma empresa terceirizada, fora da sua própria estrutura, é o mais indicado para negócios com alguma dessas três características:

1. Negócios que possuem uma grande quantidade de documentos físicos;

2. Empresas que não têm mão de obra específica para essa função;

3. E para empresas que não tem espaço físico, ou precisam de mais espaço para sua atividade fim. 

Enquadram-se nessa categoria uma vasta gama de empreendimentos, dos mais variados tamanhos e segmentos, já que fazer a gestão de documentos internamente também pode gerar custos e demandar recursos humanos, o que muitas vezes é inviável para algumas empresas. 

Também com o avanço das ferramentas e soluções digitais, a guarda de documentos se tornou uma opção mais acessível para empreendedores, já que a maioria das empresas que oferecem o serviço de armazenamento também oferecem opções para digitalização e sistemas que permitem consultar arquivos online, como a Arquivos Gerais.

Segmentos atendidos pela guarda de documentos

São atendidas empresas de diversas áreas, como laboratórios de diagnóstico, indústrias, consultorias, escritórios de contabilidade e advocacia, montadoras, lojas de carro, associações, incorporadoras, construtoras, escolas e instituições de ensino, e segmentos como contabilidade, RH, jurídico e financeiro.

Como essas empresas vão desde pequenos negócios à multinacionais, praticamente todo e qualquer tipo de negócio pode se beneficiar com a contratação de um parceiro estratégico para a gestão dos seus documentos.

Determinando a necessidade da guarda de documentos em razão do volume de caixas

Apesar de atender empresas dos mais variados tamanhos, a guarda de documentos é recomendada para negócios com volume superior a 90 caixas box, daquelas comumente utilizadas em arquivos. 

Em uma caixa padrão, este volume corresponde a 30 unidades, que têm capacidade para aproximadamente 20kg de papel cada. São quantidades consideráveis de papelada, que podem ocupar muito espaço físico e demandar cuidados especiais na gestão e operacionalização, que vão desde a dedetização do ambiente e sua adaptação para prevenção de inundações, chuvas e incêndios, até o manuseio e organização correta dos documentos para facilitar os processos.

Custo da guarda de documentos

Outro motivo que torna o serviço recomendado para quase todas as empresas que lidam com grandes volumes de documentos é o custo. Para o armazenamento de uma caixa padrão, o valor geralmente é menor que R$2,00 por mês.

Dessa forma é possível garantir a gestão eficiente dos documentos, sem comprometer o orçamento da empresa e sem a necessidade de contratar mão de obra específica para a função. Ao mesmo tempo, guardar os documentos em outro local gera um aumento no espaço disponível, que pode ser destinado para outros fins.

Fiscalização e Auditoria

Uma das grandes preocupações de empresas dos mais variados segmentos são as auditorias e a fiscalização, que muitas vezes podem acontecer quando menos se espera. Demonstrar a conformidade dos processos e práticas internas com os padrões legais do mercado é fundamental. 

Durante uma auditoria ou fiscalização, alguns documentos específicos podem ser solicitados, bem como em processos trabalhistas ou outras situações. Para não sofrer multas ou penalizações, estes documentos devem estar em ordem, íntegros e organizados, e é imprescindível que sejam facilmente encontrados e estejam acessíveis.

Você pode ler mais sobre o assunto neste artigo.

Quer mais benefícios?

Além de tudo o que foi mencionado anteriormente, existem outras questões que tornam o serviço de guarda prático e útil. Por exemplo, é proibido descartar alguns documentos por um tempo pré determinado, conforme já falamos aqui - o que é chamado de temporalidade. Serviços que fazem gestão documental geralmente possuem especialistas que podem ajudá-lo a definir quais papéis precisam ser mantidos e quais podem ser descartados.

Arquivos Gerais

Agora que você já entendeu se o serviço de guarda de documentos é indicado para o seu negócio, conheça a Arquivos Gerais, que é referência nos serviços de guarda e gestão de documentos, atendendo a mais de 200 empreendimentos, de diversos tamanhos e segmentos, há mais de 20 anos. 

Para saber mais, clique aqui ou entre em contato.