Qual a importância de emitir notas fiscais?

Responsabilidade Fiscal

A emissão de notas fiscais é importante para documentar operações comerciais envolvendo bens e serviços e o pagamento de tributos. Elas comprovam o pagamento dos tributos pelas empresas durante fiscalizações ou auditorias. A responsabilidade fiscal documentada através das notas fiscais emitidas é estratégica para garantir a atividade e a sobrevivência das empresas no mercado.

Prejuízos com desvio de arrecadação fiscal ultrapassam economia com reforma previdenciária, diz estudo do Sindicato Nacional dos Procuradores da Fazenda Nacional - SINPROFAZ. Os números do painel sonegômetro estimam que o Brasil deixou de arrecadar, em média, R$ 500 bilhões por ano entre 2013 e 2018 devido à sonegação de tributos.  

É obrigatório arquivar as notas fiscais eletrônicas ou as emitidas manualmente por 5 anos, ou então pelo tempo de duração de ações judiciais em que elas são apresentadas como provas. Também é importante descartar de maneira segura as notas fiscais em papel ou eletrônicas, quando terminados os prazos para sua guarda.

Era digital

Atualmente, a emissão das notas fiscais por empresas contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias (ICMS) é eletrônica. Os arquivos digitais armazenados em plataformas online e nuvens computacionais substituíram a emissão e guarda dos documentos em papel pelas notas fiscais eletrônicas. No estado de São Paulo, a emissão eletrônica tornou-se obrigatória em outubro de 2018.

As nota fiscais eletrônicas reduziram custos de obrigações acessórias aos contribuintes, ao mesmo tempo que aumentaram o controle fiscal das administrações tributárias. O cruzamento de informações armazenadas em bancos de dados informatizados também diminui a sonegação e aumenta a arrecadação de impostos.

A obrigatoriedade ou não da emissão de NF-e pelas empresas é determinada pela área de atuação e porte, conforme protocolos ICMS. Em algumas localidades onde o acesso aos computadores e internet é restrito, o recibo provisório de serviços (RPS) emitido manualmente é enviado à secretaria da Fazenda para gerar notas fiscais eletrônicas. 

NF-e

Documento digital, gerado automaticamente por serviço informatizado e com assinatura digital da empresa emissora. Este arquivo eletrônico é transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte. Após pré-validação do arquivo, um protocolo de recebimento (Autorização de Uso) é devolvido para o emissor. 

A NF-e também é transmitida para a Receita Federal, repositório nacional de todas as NF-e emitidas (Ambiente Nacional). Para operações comerciais interestaduais a NF-e também é transmitida para a Secretaria de Fazenda de destino da operação e para a SUFRAMA - Superintendência da Zona Franca de Manaus, quando se trata de mercadorias destinadas às áreas incentivadas. 

As notas emitidas podem ser consultadas online nos sites das Secretarias de Fazenda e da RFB por destinatários e pessoas autorizadas a utilizar a chave de acesso do documento eletrônico.

DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica

Representação gráfica da nota fiscal, contém informações como chave de acesso e código de barras para escrituração e consulta da NF-e ou acompanhamento do trânsito de mercadorias. O DANFE não substitui a nota fiscal. 

Nota Fiscal de Consumidor (NFC-e)

Documento digital, emitido e armazenado eletronicamente, para documentar operações comerciais internas de venda presencial ou para entrega em domicílio ao consumidor final (pessoa física ou jurídica), sem créditos de ICMS ao comprador.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

Documento digital, gerado automaticamente por serviços informatizados e armazenado eletronicamente em Ambiente Nacional pela Receita Federal do Brasil (RFB), por secretarias municipais de finanças ou entidades conveniadas para documentar operações de prestação de serviços.

Recibo provisório de serviços (RPS)

Documento de posse e responsabilidade do contribuinte, gerado manualmente ou por aplicação local,  identificado por numeração seqüencial crescente, enviado em lotes para a secretaria municipal de finanças para gerar NFS-e, em conformidade com prazo previsto na legislação tributária do município. O envio deve ser comprovado através de um protocolo emitido pela secretaria.

Checklist para emissão de notas fiscais eletrônicas

Entenda as ações necessárias para a emissão de notas fiscais eletrônicas para as empresas contribuintes do ICMS.

? Credenciamento do CNPJ

O credenciamento do CNPJ da empresa é feito na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de cada estado,  para que as notas fiscais emitidas sejam válidas. Em alguns estados, o credenciamento ocorre automaticamente, após a criação da empresa. Acesse a página da SEFAZ do estado onde está localizada a empresa para realizar seu credenciamento.

? Verificação do código CNAE 

Cada tipo de nota fiscal (ao consumidor, de produto ou serviço) é utilizada para documentar atividades econômicas específicas. Em caso de dúvidas sobre qual nota fiscal emitir, é recomendado verificar a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) de sua empresa. O código pode ser verificado na Ficha Cadastral de Pessoa Jurídica (FCPJ) e no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ). 

? Aquisição de certificado digital

O certificado digital ou assinatura digital da empresa é emitido por Autoridades Certificadoras credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-BR) do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). 

? Utilização de emissor gratuito

Existem vários softwares para emissão notas fiscais eletrônicas. Algumas plataformas online é possível acessar gratuitamente emissor fiscal, além de outros recursos e funcionalidades de um sistema integrado de gestão empresarial.

? Guardar RPS e DANFE   

Algumas notas fiscais tem mais de uma via ou geram documento auxiliar (DANFE). Outras ainda são emitidas a partir de um recibo provisório gerado manualmente ou por aplicativo local. É recomendável manter esses arquivos digitais pelo período previsto em lei (geralmente por 5 anos), ou pelo tempo de duração de processos judiciais em que notas fiscais são utilizadas como provas.

Conclusão

As notas fiscais são documentos importantes para comprovar a arrecadação de impostos e devem ser guardadas pelo tempo estipulado pelas leis. Em papel ou formato digital, elas asseguram a credibilidade das empresas e documentam o cumprimento de suas obrigações fiscais em diversas esferas do governo.    

De acordo com a área de atuação e porte das empresas, elas são obrigatórias. No caso das empresas contribuintes do ICMS que não se adequarem ao sistema, a legislação prevê multa de até 50% do valor de cada nota emitida em papel. Atualmente, a venda de mercadorias sem NF-e é considerada ilegal para a maioria das empresas ativas no mercado.

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