Saiba como garantir a segurança dos seus arquivos administrativos

Segurança e gestão documental

Quando o assunto é segurança de documentos e arquivos, a maioria das empresas compartilha certas dificuldades. São elas: espaço de ambientes físico ou virtual limitados para armazenamento, locais e condições inadequados para conservação e acessibilidade dos usuários para consulta, vazamento ou perda de informações e dados, rapidez das inovações tecnológicas para computação em nuvem.

 Todas as organizações produzem um volume considerável de documentos físicos e digitais, sejam elas pequenas e médias ou grandes empresas. Alguns documentos são arquivados por muitos anos, desde o momento de produção até sua eliminação, enquanto outros serão guardados permanentemente. A disponibilidade ou não desses arquivos e falta de segurança para acessá-los pode gerar perdas e danos para os negócios.

A segurança é uma questão estratégica para gestão documental, na visão de empresários e administradores.  Sem a organização sistemática e disponibilidade dos documentos físicos e digitais perde-se tempo e dinheiro. É por essa e outras questões que toda empresa deve valorizar a segurança do seu patrimônio documental. 

Ambientes seguros offline

Nem sempre existem locais projetados para guardar os documentos físicos com segurança nas instalações físicas das empresas. Terceirizar a guarda e conservação de documentos é uma possível estratégia para negócios com espaços limitados ou condições inadequadas para arquivos físicos. Na terceirização, arquivos e documentos coletados nas empresas são armazenados em locais protegidos contra umidade, insetos e animais ou incêndios. 

Pesquisa Ipsos demonstrou que a maioria das empresas brasileiras não têm plano de prevenção contra incêndios.  Embora riscos de incêndio sejam relevantes para suas operações, as companhias com sistemas avançados de combate às chamas são minoria na amostragem da pesquisa.

Ambientes seguros online

Além de ambientes mais seguros offline, as empresas especializadas na gestão documental oferecem serviços de digitalização de documentos e arquivos.  Os documentos eletrônicos e os softwares para armazenamento e distribuição de arquivos em ambientes virtuais (nuvens) também são inovações que trazem mais segurança e economia para as empresas.

Atualmente, existem mecanismos chamados dispersão de dados que permitem acessar externamente dados e informações relevantes em processos de gestão, como auditorias. A criptografia protege contra o vazamento de informações e dados e garante a segurança para acessar seus documentos arquivísticos digitais.

Dicas de segurança

Saiba como garantir a segurança dos seus arquivos administrativos com estas dicas de especialistas em gestão documental.

#1- Digitalização de documentos

A digitalização de documentos através do escaneamento ou fotografia garante a segurança de arquivos, elimina os riscos de extravios ou estragos, reduz custo com impressões e acúmulo de papéis.

#2- Armazenamento em nuvem

O armazenamento dos documentos digitais em ambientes computacionais como as nuvens traz mais segurança e organização para a gestão documental, diminui a necessidade de espaço em hardwares como os computadores e redes. 

#3- Microfilmagem

A microfilmagem transfere documentos em papel ou outro tipo de suporte em microfilmes, que duram aproximadamente 500 anos. O valor do documento microfilmado é equivalente ao do original, o que torna possível sua eliminação, uma vez transferidos para o microfilme. Documentos microfilmados podem ser guardados e organizados em espaços menores, além de consultados facilmente.

#4- Backup

Dados também podem ser perdidos mesmo com a utilização de tecnologias digitais. A perda pode ser causada por diversos motivos, tais como falhas operacionais e defeitos em equipamentos ou arquivos corrompidos.  Assim, é importante fazer cópias de segurança de arquivos digitais armazenados em computadores e redes periodicamente.

#5- Criptografia

A criptografia é a chave para manter segredos em seus equipamentos ou ambientes virtuais. Ela protege arquivos armazenados em computadores, redes e nuvens, embaralhando os dados para que sejam ilegíveis para hackers e outros visitantes maliciosos. 

#6- Armazenamento Físico Terceirizado

Garantir a segurança dos documentos administrativos geralmente requer a contratação de serviços terceirizados por empresas especializadas nessas atividades. A guarda e a conservação dos documentos físicos exige locais especialmente projetados e climatizados para essa finalidade, como as instalações da Arquivos Gerais.  

Ainda em alguns casos a digitalização de todos os documentos de uma empresa pode ser custosa e demorada. Tendo seus arquivos físicos armazenados de forma organizada e segura, os departamentos têm a possibilidade de solicitar apenas os documentos necessários sob demanda para serem enviados por e-mail no mesmo dia. Dessa maneira, evitam o manuseio desorganizado e reduzem consideravelmente o custo.

A Arquivos Gerais oferece consultoria gratuita para encontrar as soluções mais adequadas para armazenamento, transporte, organização e acessibilidade de seus documentos e arquivos físicos e digitais. Entre em contato ou envie uma mensagem de WhatsApp para mais informações sobre os serviços oferecidos pela empresa.