Soluções Documentais para Recursos Humanos

Tecnologias digitais

A falta de espaço ou condições ideais para arquivos nas empresas tornou-se comum com o crescimento das cidades nas últimas décadas. O espaço limitado de escritórios, bancos, seguradoras, hospitais, escolas e faculdades é um problema que pode ser solucionado com a contratação de serviços e empresas especializadas na guarda e gestão de documentos.  

Além de guardar e conservar os documentos físicos com segurança, essas empresas trazem soluções inovadoras para para gestores de recursos humanos, como a digitalização sob demanda dos documentos por escaneamento ou fotografia. A digitalização facilita a disponibilidade e o acesso aos documentos e arquivos por pessoas autorizadas a consultá-los.

A digitalização sob demanda facilita o organização dos arquivos de RH, minimizando riscos de extravios, perdas e inutilização de documentos importantes, permitindo também a localização e gerenciamento de dados e informações com muito mais rapidez. Vários softwares utilizados na gestão eletrônica de documentos também possibilitam a adequação das empresas às regras da LGPD - Lei Geral de Proteção dos Dados Pessoais.

Soluções documentais

As tecnologias digitais desenvolvidas nas últimas décadas incrementaram a produção, processamento, circulação e armazenamento de informações e dados. Grande parte dos dados e informações estão fixados em documentos produzidos e acumulados por pessoas físicas ou jurídicas, como indivíduos e famílias ou organizações públicas e privadas. 

Algumas especificidades dos documentos arquivísticos digitais são importantes para encontrar soluções adequadas para guardar e conservar arquivos. 

# 1. Materialidade

Documentos digitais não são virtuais. Os documentos digitais contém informações e dados registrados num determinado suporte. 

# 2. Legibilidade

Os conteúdos codificados em formato digital são símbolos que precisam ser decodificados para a leitura e interpretação pelas pessoas.

# 3. Mídias

Conteúdo e suporte são considerados entidades separadas, o que é importante para entender que os documentos são definidos pelas mídias, tais como disquete, microfilme, cd, dvd etc.

# 4. Conservação

Para conservar e acessar documentos digitais é preciso realizar periodicamente a transferência de seu conteúdo para novos suportes ou sua conversão para outros formatos e sistemas.

# 5. Integridade

Conteúdo e suporte são separáveis, o que permite transferir ou converter documentos para outros suportes, mas nesse processo o conteúdo pode perder sua integridade ou ser danificado. 

# 6. Autenticidade

Nem sempre é possível garantir a autenticidade dos documentos digitais, pois os mesmos podem perder sua integridade, serem adulterados ou corrompidos. 

Tais especificidades dos documentos digitais demonstram que são necessários outros recursos para armazenamento e conservação, além das condições ideais e instalações seguras utilizadas para preservar documentos físicos. A fragilidade dos suportes e sistemas eletrônicos, assim como a rapidez com que hardwares, softwares e formatos tornam-se obsoletos desafiam pesquisadores e empresários na busca de soluções inovadoras. 

RH 4.0

No século XXI, a transformação de tecnologia revolucionária em aplicação para o mercado está acontecendo cada vez mais rapidamente. Ao mesmo tempo, o preço das inovações tecnológicas está mais barato e elas deixaram de ser privilégio das economias desenvolvidas.

De acordo com estudo realizado pela PwC Brasil - PricewaterhouseCoopers, o tempo e os custos para que inovações tecnológicas cheguem ao mercado de massa estão diminuindo. Na avaliação dos especialistas, a digitalização e a internet tiveram um grande impacto no mercado, o que está reconfigurando toda a economia.  

Além de novas configurações para documentos e arquivos, a digitalização está reconfigurando a gestão de pessoas, com pesquisas avançadas sobre a gestão do RH em nuvem. Um exemplo é o sistema para gestão de recursos humanos desenvolvido pelos pesquisadores da empresa Efix.

Arquivos Gerais

Produzir, conservar e guardar documentos digitais confiáveis, autênticos e acessíveis é possível com o uso das tecnologias digitais. A empresa Arquivos Gerais oferece consultoria gratuita para encontrar as melhores soluções documentais para RH. Entre em contato ou envie uma mensagem de WhatsApp para mais informações.