Mas a verdade é que, além da simples guarda de documentos, existem outros detalhes importantes aos quais precisamos ficar atentos na hora de decidir por serviços de armazenamento digital de arquivos.
Afinal, existe um método correto para o meu tipo de negócio? Qual é o método mais barato? Por que é importante fazer a digitalização?
Bateu aquela curiosidade? Então pegue bloquinho, caneta e calculadora e vem com a gente descobrir o que é o ideal para a sua empresa!
Quais os métodos que existem para a digitalização de documentos?
Vamos lá, começando nossas respostas, em primeiro lugar é muito importante saber quais métodos se adequam melhor ao tipo de documento que você pretende manter sob guarda digital.
No caso de contar com um serviço externo na gestão dos seus documentos, é importante ter em mente que, em algum momento, você ou seus clientes precisarão tê-los à mão para consultas, além, claro de existir a possibilidade de mantê-los bem organizados em seus formatos digitais.
Pensando nisso, podemos destacar dois métodos que podem ser utilizados: digitalização completa de documentos e digitalização sob demanda.
No primeiro, a contratação é feita para que todos os documentos existentes em uma empresa sejam, em um mesmo processo, digitalizados página por página. Ele consiste em tornar o processo de armazenamento e consulta completamente digital, convertendo todos os arquivos originais e físicos em cópias digitais prontas para consulta.
Já o segundo é mais comumente aplicado sobre empresas que fazem a gestão externa de documentos, com empresas especializadas neste tipo de serviço. Neste caso, a digitalização é feita sob solicitação do cliente, que, em contato com a empresa que faz a guarda de seus documentos, busca por arquivos específicos, que são digitalizados na hora e enviados por e-mail ou canais eletrônicos.
Ambos os métodos têm como objetivo a maior organização no armazenamento e consulta de documentos, mas sua aplicação acaba variando a cada caso.
Qual o método ideal para o meu negócio?
Imagine que seu negócio é um laboratório de testes clínicos ou presta serviços de vistoria de automóveis. Ambos os ramos, entre outros, entregam seus serviços por meio de laudos e relatórios bem detalhados, com potencial para a geração de arquivos extensos que serão consultados por seus solicitantes.
Nestes casos, a digitalização completa de arquivos pode ser o método mais ideal, por transformar o catálogo físico da empresa em um combinado de informações digitais, que podem ser, inclusive, disponibilizadas para consulta por meio de plataformas e outros canais digitais.
Já no caso de empresas que optam pela terceirização na gestão de documentos e necessitam de consultas menos frequentes aos seus arquivos, o método sob demanda pode ser o mais indicado.
Assim, se você trabalha com foco na gestão de contratos, bancos de dados de funcionários, entre outros tipos de documentos administrativos, com documentos que não exigem leitura diária, pode ser este o caminho mais indicado, utilizando a digitalização apenas sobre os arquivos estritamente necessários no seu dia a dia ou sem situações mais esporádicas.
Existem diferenças de preços?
Sim, existem! E, inclusive, é este um dos fatores que influenciam sobre o método mais indicado para o seu negócio.
A digitalização completa, por exemplo, é um processo mais custoso, que apresenta valores mais altos e, por isso, pode ser indicado mais especificamente a negócios que necessitam de consultas frequentes ou de disponibilização online de documentos. Assim, por ser um influenciador inclusive na oferta do serviço, este método certamente pode fazer a diferença.
Já a digitalização sob demanda, como esperado, exige menos investimentos por parte da empresa solicitante. Assim, nos casos em que é indicada, permite à empresa que solicite apenas o necessário ao seu prestador de serviços e, consequentemente, pague apenas o necessário para ter suas informações em mãos. Como o volume de digitalizações tende a ser menor do que no primeiro caso, é um método “mais enxuto” e viável para empresas que consultem seus documentos ou necessitem deles mais esporadicamente.
Por que devo fazer isso com a ajuda de uma empresa do ramo?
Esta talvez seja a resposta mais simples. No nosso último artigo, mostramos a você que existem diversos métodos para a organização de documentos administrativos. Porém, ao mesmo tempo em que são muitas as opções, na realidade são poucas as que aliam a segurança dos documentos à prontidão para consulta necessária na maior parte dos casos.
E não é fácil fazer isso sozinho - ou sem a utilização dos canais adequados para isso. É por este motivo que se faz tão necessária a presença de uma empresa especializada neste tipo de serviço.
Além disso, deixar o armazenamento - e os processos de digitalização - nas mãos de terceiros pode facilitar o seu dia a dia não somente na organização dos documentos, mas também no tempo que você terá para se preocupar com questões mais estratégicas e importantes para o desenvolvimento do seu negócio.
Resumindo…
Só para relembrarmos, é importante ter em mente os tipos de documentos com os quais você trabalha e a real necessidade de consulta que terá a eles em seu dia a dia.
Conhecendo estes fatores e o volume de informações que terá para que sejam armazenadas, aí sim sua empresa estará pronta para contar com a ajuda de especialistas na guarda segura dos seus documentos.
Que tal contar para a gente como você faz hoje na sua empresa? Entre em contato pelo site ou pelo WhatsApp e mude agora mesmo a forma como organiza seus documentos!
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